Opas uuden palkanlaskenta-asiakkaan käyttöönottoon Procountor-, Netvisor- ja Mepco-palkanlaskentaohjelmistoissa
Jääskeläinen, Kirsi (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202205128810
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202205128810
Tiivistelmä
Toimeksiantajayrityksellä oli ohjeistus kirjanpitoasiakkaan käyttöönottoon, mutta ohjeet palkanlaskennan aloitukseen puuttuivat. Niinpä tavoitteena oli tehdä selkeä ja perusteellinen opas uuden palkanlaskenta-asiakkaan käyttöönottoon Procountor-, Netvisor- ja Mepco-palkanlaskentaohjelmistoissa. Kehitystyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena sisällönanalyysillä, havainnoimalla käyttöönottoja ja haastattelemalla käyttöönottajina toimivia palkka-asiantuntijoita. Aineistoina työssä oli palkanlaskentaan liittyviä kirjoja, internet-lähteitä, opinnäytetöitä, palkanlaskennan webinaareja ja koulutuksia sekä palkanlaskentaohjelmistojen sisäisiä ohjeita. Sisällönanalyysissä perehdyttiin palkkahallintoon, palkanlaskennan digitalisaatioon, taloushallintopalvelualan hyvä tapa -ohjeisiin sekä Procountor-, Netvisor- ja Mepco-palkanlaskentaohjelmistoihin.
Kehitystehtävän tuloksena syntyi laaja palkanlaskennan käyttöönoton opas, joka otettiin toimeksiantajayrityksessä heti käyttöön. Toimeksiantajan pyynnöstä opasta ei julkaistu. Haastattelujen perusteella palkanlaskennan käyttöönotossa haastavimmaksi koettiin aikataulutus, puutteellisin tiedoin tehtävät käyttöönotot, isojen asiakkaiden käyttöönotot ja Netvisorin työajanseurantajärjestelmien integraatiot. Helpoimpana pidettiin itse käyttöönoton tekemistä. Haastateltavat esittivät kehitysehdotuksina lyhyiden palavereiden lisäämistä, tarkemmin kuvattua käyttöönottoprosessia, kaikki asiakastiedot sisältävää järjestelmää ja käyttöönoton päävaiheet ja linkit tarkempiin ohjeisiin sisältävää tsekkarilistaa. Yksityiskohtaisempia käyttöönoton ohjeita toivottiin Mepcon pekkaslaskentaan ja Netvisorin työajanseurantajärjestelmien integraatioihin.
Mielestäni toimeksiantajan on eduksi pitää tarpeeksi työntekijöitä, jotta uusia palkanlaskennan asiakkuuksia voidaan solmia lyhyelläkin varoitusajalla. Haastateltavan mukaan asiakkaat eivät joskus haluaisi maksaa käyttöönottoon kuuluvista lisäpalveluista. Ongelma ratkeaa, kun hinnoittelusta informoidaan uutta asiakasta selkeästi jo sopimusvaiheessa. Olisi tärkeää, että palkka-asiantuntijat voisivat auttaa asiakasta palkanlaskentaohjelmiston valinnassa, koska he tietävät, millainen ohjelmisto sopii kullekin asiakkaalle. Osa haastatellusta kannatti muutamien palkkojen jälkeen pidettäviä seurantapalavereja. Ne olisivat mielestäni erittäin hyödyllisiä asiakassuhteen vahvistamiseksi.
Kehitystehtävän tuloksena syntyi laaja palkanlaskennan käyttöönoton opas, joka otettiin toimeksiantajayrityksessä heti käyttöön. Toimeksiantajan pyynnöstä opasta ei julkaistu. Haastattelujen perusteella palkanlaskennan käyttöönotossa haastavimmaksi koettiin aikataulutus, puutteellisin tiedoin tehtävät käyttöönotot, isojen asiakkaiden käyttöönotot ja Netvisorin työajanseurantajärjestelmien integraatiot. Helpoimpana pidettiin itse käyttöönoton tekemistä. Haastateltavat esittivät kehitysehdotuksina lyhyiden palavereiden lisäämistä, tarkemmin kuvattua käyttöönottoprosessia, kaikki asiakastiedot sisältävää järjestelmää ja käyttöönoton päävaiheet ja linkit tarkempiin ohjeisiin sisältävää tsekkarilistaa. Yksityiskohtaisempia käyttöönoton ohjeita toivottiin Mepcon pekkaslaskentaan ja Netvisorin työajanseurantajärjestelmien integraatioihin.
Mielestäni toimeksiantajan on eduksi pitää tarpeeksi työntekijöitä, jotta uusia palkanlaskennan asiakkuuksia voidaan solmia lyhyelläkin varoitusajalla. Haastateltavan mukaan asiakkaat eivät joskus haluaisi maksaa käyttöönottoon kuuluvista lisäpalveluista. Ongelma ratkeaa, kun hinnoittelusta informoidaan uutta asiakasta selkeästi jo sopimusvaiheessa. Olisi tärkeää, että palkka-asiantuntijat voisivat auttaa asiakasta palkanlaskentaohjelmiston valinnassa, koska he tietävät, millainen ohjelmisto sopii kullekin asiakkaalle. Osa haastatellusta kannatti muutamien palkkojen jälkeen pidettäviä seurantapalavereja. Ne olisivat mielestäni erittäin hyödyllisiä asiakassuhteen vahvistamiseksi.