Toimeksiantajayrityksen taloushallinnon digitalisointi : siirtymisen valmistelu
Passoja, Camilla (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022052311404
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022052311404
Tiivistelmä
Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi oululainen yksityisellä sosiaali- ja terveyspalvelualalla toimiva pienyritys. Työn tavoitteena oli kartoittaa ja kuvata toimeksiantajayrityksen taloushallinnon prosessit ja auttaa yritystä taloushallinnon digitalisoinnissa. Toimeksiantajayrityksen taloushallinto tehdään suurimmaksi osaksi paperisena tai sähköisenä ja tästä aiheutuu digitalisoituvassa yhteiskunnassa haasteita sekä turhaa työtä. Taloushallintoa hoitaa yrityksessä ainoastaan yksi avainhenkilö, joten henkilöriskin koettiin olevan uhka liiketoiminnalle. Opinnäytetyöstä rajautuivat pois tilitoimistolle ulkoistetut prosessit kuten kirjanpito.
Työn tavoitteena oli tuottaa toimeksiantajayritykselle materiaalia digitalisoinnin tueksi sekä pienentää henkilöriskiä. Opinnäytetyö aloittaa toimeksiantajayrityksen taloushallinnon digitalisointi -projektin, joten työn tuotokset keskittyvät projektin alkuvaiheeseen. Opinnäytetyön teoriaosa antaa yrityksen digitalisoinnin tueksi kattavan tietopohjan digitaalisesta taloushallinnosta. Lisäksi opinnäytetyö sisältää kaksi tuotosta digitalisoinnin tueksi. Toinen tuotoksista on toimeksiantajayrityksen taloushallinnon nykytilan prosessikuvaukset ja toinen tuotoksista on tehtävätyylinen muistilista koko taloushallinnon digitalisointi -projektin avuksi.
Tietoperusta perustuu aiheeseen liittyvään kirjallisuuteen, verkkolähteisiin ja alan tutkimuksiin. Tietoperustasta pyrittiin luomaan kattava ja monipuolinen. Työn tietoperustassa kerrotaan digitaalisesta taloushallinnosta, sen osa-alueista ja toimintaympäristöstä. Lisäksi kuvataan digitalisoinnin hyötyjä, tulevaisuudennäkökulmia ja pilvipalvelupohjaista taloushallinto-ohjelmistoa. Teoriaosassa käsitellään lisäksi taloushallinnon prosesseja, prosessien kehittämistä ja siirtymistä taloushallinnon digitaalisiin prosesseihin.
Empiirisessä osassa tutkimus tehtiin kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimus tehtiin opinnäytetyön tuotoksien tueksi ja sen tarkoitus oli tuottaa tietoa toimeksiantajayrityksen taloushallinnon nykytilasta ja muutoksen tarpeista. Aineistoa kerättiin yhteistoiminnallisin metodein käyttäen ideariihi- ja työpajatyöskentelyä ja aineisto analysoitiin käyttäen laadullista sisällönanalyysiä. Teorian ja tutkimuksesta tehdyn analyysin tietojen perusteella tehtiin opinnäytetyön tuotokset.
Tutkimus vahvisti hypoteesia paperisen taloushallinnon ongelmista muuttuvassa toimintaympäristössä. Pääpiirteittäin paperisena tai sähköisenä hoidettu taloushallinto tuottaa pienyrityksessä paljon turhaa työtä. Se kuormittaa avainhenkilöitä ja päällekkäiset prosessivaiheet ovat tehottomia. Digitalisoituminen toisi luultavasti huomattavan tehostuksen taloushallinnon toimintaan ja läpinäkyvyys, laatu ja ajantasaisuus kasvaisivat huomattavasti digitalisoinnin myötä.
Työn tavoitteena oli tuottaa toimeksiantajayritykselle materiaalia digitalisoinnin tueksi sekä pienentää henkilöriskiä. Opinnäytetyö aloittaa toimeksiantajayrityksen taloushallinnon digitalisointi -projektin, joten työn tuotokset keskittyvät projektin alkuvaiheeseen. Opinnäytetyön teoriaosa antaa yrityksen digitalisoinnin tueksi kattavan tietopohjan digitaalisesta taloushallinnosta. Lisäksi opinnäytetyö sisältää kaksi tuotosta digitalisoinnin tueksi. Toinen tuotoksista on toimeksiantajayrityksen taloushallinnon nykytilan prosessikuvaukset ja toinen tuotoksista on tehtävätyylinen muistilista koko taloushallinnon digitalisointi -projektin avuksi.
Tietoperusta perustuu aiheeseen liittyvään kirjallisuuteen, verkkolähteisiin ja alan tutkimuksiin. Tietoperustasta pyrittiin luomaan kattava ja monipuolinen. Työn tietoperustassa kerrotaan digitaalisesta taloushallinnosta, sen osa-alueista ja toimintaympäristöstä. Lisäksi kuvataan digitalisoinnin hyötyjä, tulevaisuudennäkökulmia ja pilvipalvelupohjaista taloushallinto-ohjelmistoa. Teoriaosassa käsitellään lisäksi taloushallinnon prosesseja, prosessien kehittämistä ja siirtymistä taloushallinnon digitaalisiin prosesseihin.
Empiirisessä osassa tutkimus tehtiin kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimus tehtiin opinnäytetyön tuotoksien tueksi ja sen tarkoitus oli tuottaa tietoa toimeksiantajayrityksen taloushallinnon nykytilasta ja muutoksen tarpeista. Aineistoa kerättiin yhteistoiminnallisin metodein käyttäen ideariihi- ja työpajatyöskentelyä ja aineisto analysoitiin käyttäen laadullista sisällönanalyysiä. Teorian ja tutkimuksesta tehdyn analyysin tietojen perusteella tehtiin opinnäytetyön tuotokset.
Tutkimus vahvisti hypoteesia paperisen taloushallinnon ongelmista muuttuvassa toimintaympäristössä. Pääpiirteittäin paperisena tai sähköisenä hoidettu taloushallinto tuottaa pienyrityksessä paljon turhaa työtä. Se kuormittaa avainhenkilöitä ja päällekkäiset prosessivaiheet ovat tehottomia. Digitalisoituminen toisi luultavasti huomattavan tehostuksen taloushallinnon toimintaan ja läpinäkyvyys, laatu ja ajantasaisuus kasvaisivat huomattavasti digitalisoinnin myötä.