Palkanlaskennan nykytila ja muutosprosessi kasvuyrityksessä

Abstract

Opinnäytteen päätavoitteena oli selvittää, vastaako nykyinen palkanlaskentaratkaisu yrityksen tarpeita, ja millaisista vaiheista palkanlaskennan mahdollinen muutosprosessi koostuu. On todennäköistä, että palkanlaskennan automatisaation johdosta palkanlaskennan ulkoistaminen ei ole enää yritykselle kannattavaa lähivuosina. Kannattavuutta tarkasteltiin ensisijaisesti palkanlaskennan sujuvuuden ja täsmällisyyden näkökulmasta. Toimeksiantajana oli kotimainen muoviteollisuuden kasvuyritys. Se toimii kymmenellä eri paikkakunnalla Suomessa ja työllistää yli 300 henkilöä. Tällä hetkellä yrityksen palkanlaskenta on ulkoistettu, mutta muu palkkahallinto toteutetaan sisäisesti.

Teoreettinen viitekehys koostui palkkahallinnon toiminnoista ja tulevaisuuden näkymistä, sekä palkkahallintoa ohjaavasta lainsäädännöstä. Teoriassa syvennettiin osaamista myös muutosjohtamisessa, muutoksen prosessinäkökulmasta sekä onnistuneen muutoksen tekijöistä. Opinnäytteessä perehdyttiin lisäksi toiminnallisen opinnäytetyön teoriaan.

Tämä opinnäyte toteutettiin toiminnallisena opinnäytteenä, jossa kartoitettiin ensin yrityksen palkanlaskennan nykytila kyselyn muodossa. Toisessa vaiheessa haastateltiin esihenkilöitä, millainen on palkanlaskennan tavoitetila. Tutkimusten ja alan lähdeaineistojen pohjalta esitettiin ehdotus muutosprosessista. Lisäksi vertailtiin ulkoisen ja sisäisen palkanlaskennan hyötyjä sekä haasteita toimeksiantajan tapauksessa.

Keskeiset tuotokset olivat nykytilan kartoitus ja muutosprosessikaavio. Nykytilan kartoitus selvensi palkkahallinnon laatua ja esihenkilöiden vastuualueita palkkahallintoon liittyen. Selvitys toimii tärkeänä osana muutoksen tarveharkintaa. Muutosprosessikaavio muodostui yhdistämällä teoreettista tietoa haastattelun tuloksiin.

Opinnäytteen johtopäätöksenä todettiin, että palkanlaskennan muutos ei ole välttämätön, mutta se vahvistaa henkilöstöosastoa. Sisäisen palkanlaskijan kanssa henkilöstön viestintä on sujuvampaa ja nopeampaa. Olennaista on varmistaa, että sisäiselle palkanlaskennalle on tarjolla riittävät henkilöstöresurssit, jotta laadukkaat palkkahallinnon toiminnot turvataan myös lomakaudella tai muissa poissaolotilanteissa.