Tiedonhallinnan kehittäminen esihenkilötyössä
Laaksonen, Petri (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022062619128
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022062619128
Tiivistelmä
Päiväkirjaopinnäytetyön tarkoituksena oli tiedolla johtamisen näkökulmasta tarkastella tiedonhallinnan prosesseja. Niitä tarkasteltiin toimeksiantajana olevassa koulutusorganisaatiossa sekä esihenkilöroolin että johtoryhmän jäsenen roolin kautta. Tavoitteena oli löytää ja kehittää ratkaisuja tietojen saatavuuden sekä oman esihenkilötyöskentelyn tietohallinnan parantamiseen. Lisäksi tavoitteena oli löytää tiedonhallintaan liittyviä toimintamalleja, joilla voidaan tehostaa esihenkilön suunnitelmallista ajankäyttöä ja käytössä olevan tiedon hyödynnettävyyttä sekä saada työntekijöille enemmän hallinnan tunnetta tiedon saavutettavuuden avulla.
Opinnäytetyössä kuvattiin kymmenen viikon ajan esihenkilötyötä tiedonhallintaa laajasti huomioiden. Esihenkilötyöskentelyä ja tiedonhallintaa kytkettiin lähteitä ja käytäntöä yhdistelemällä päätöksentekoon, johtoryhmässä toimimiseen, etätyön johtamiseen, tavoitejohtamiseen ja tietoarkkitehtuuriin. Palaveritietouteen perehtymällä löydettiin toimivia käytäntöjä niin palaverien suunnitteluun kuin toteuttamiseen.
Työryhmien ja henkilökohtaisten tietojen saatavuuden parantamiseen löydettiin ratkaisuja kehittämällä tiedostorakenteita sekä niiden kuvauksia. Lisäksi OneNoten omien haku- ja tunnistetoimintojen hyödyntäminen tehostavat tietojen löydettävyyttä. Ajankäytön hallinnassa keskeiseksi muodostuivat suunnitelmallisuus ja priorisointi.
Kehitettyjen rakenteiden, toimintamallien ja ehdotuksien levittämiseksi on tehty suunnitelma yhdessä toimeksiantajan kanssa. Tiedonhallinta vaatii kuitenkin jatkuvaa systemaattista kehittämistä, mikä tulee huomioida johtamisessa. Myös laaja, koko organisaatiota koskevan tietoarkkitehtuurin todettiin olevan tärkeä tavoite.
Opinnäytetyön tekijän oman kehittymisen jatkosuunnitelmaan kirjattiin ajankäytön hallinnan ja tiedottamisen systemaattisuuden kehittäminen sekä tavoitejohtamisen vahvistaminen.
Opinnäytetyössä kuvattiin kymmenen viikon ajan esihenkilötyötä tiedonhallintaa laajasti huomioiden. Esihenkilötyöskentelyä ja tiedonhallintaa kytkettiin lähteitä ja käytäntöä yhdistelemällä päätöksentekoon, johtoryhmässä toimimiseen, etätyön johtamiseen, tavoitejohtamiseen ja tietoarkkitehtuuriin. Palaveritietouteen perehtymällä löydettiin toimivia käytäntöjä niin palaverien suunnitteluun kuin toteuttamiseen.
Työryhmien ja henkilökohtaisten tietojen saatavuuden parantamiseen löydettiin ratkaisuja kehittämällä tiedostorakenteita sekä niiden kuvauksia. Lisäksi OneNoten omien haku- ja tunnistetoimintojen hyödyntäminen tehostavat tietojen löydettävyyttä. Ajankäytön hallinnassa keskeiseksi muodostuivat suunnitelmallisuus ja priorisointi.
Kehitettyjen rakenteiden, toimintamallien ja ehdotuksien levittämiseksi on tehty suunnitelma yhdessä toimeksiantajan kanssa. Tiedonhallinta vaatii kuitenkin jatkuvaa systemaattista kehittämistä, mikä tulee huomioida johtamisessa. Myös laaja, koko organisaatiota koskevan tietoarkkitehtuurin todettiin olevan tärkeä tavoite.
Opinnäytetyön tekijän oman kehittymisen jatkosuunnitelmaan kirjattiin ajankäytön hallinnan ja tiedottamisen systemaattisuuden kehittäminen sekä tavoitejohtamisen vahvistaminen.