Alhaalta ylöspäin : sisäisen viestinnän kehittäminen henkilöstön kokemusten kautta

Abstract

Alhaalta ylöspäin: sisäisen viestinnän kehittäminen henkilöstön kokemusten kautta

Vuosi 2022 Sivumäärä 38

Tämän opinnäytetyön tehtävänä oli kehittää kohdeyrityksen sisäistä viestintää sisäisen intranetin osalta ottaen henkilöstön mukaan suunnitteluprosessiin. Toimeksiantajaorganisaationa toimi Uudellamaalla toimiva keskisuuri yritys.

Tietoperusta käy läpi viestinnän perustoimintoja, viestinnän strategiaa sekä muutos- ja kriisiviestintää. Tässä osuudessa käydään läpi viestinnän vastuualuetta ja sen vastuun muutoksia jatkuvasti muuttuvassa yritysmaailmassa. Tutkimusosuudessa käsitellään kyselytutkimusta eli henkilöstökyselyä, joka valikoitui tutkimusmenetelmäksi. Kyselytutkimus valikoitui käytettäväksi menetelmäksi, koska sillä saatiin kerättyä parhaiten käyttäjien kokemuksia. Kysely rajattiin intranetin eri toimintoihin, joista haluttiin tietää enemmän. Kuinka toiminnot ja eri osiot ovat käyttäjien mielestä toimineet arjessa ja mikä on koettu hankalaksi. Kyselyn lopussa oli mahdollisuus antaa avointa palautetta. Tällä haluttiin saada vastaajilta uusia ideoita uutta intranettiä varten. Näin kehityskohteet saataisiin selville mahdollisimman tarkasti, jotta uudistukset tukisivat käyttäjien tarpeita.

Keskeisimmät tulokset kyselyn perusteella olivat nykyisen intran sekavuus ja tiedon hankala löydettävyys. Sivusto ei myöskään kannusta kommunikoimaan, vaan toimii pikemminkin vain tiedotteiden julkaisupaikkana. Uuteen intraan toivottiin selkeyttä, tiedon helppoa löydettävyyttä ja mahdollisuus reagoida uutisiin ja tiedotteisiin. Uuden intran toivottiin myös kannustavan henkilöstöä kommunikoimaan aktiivisemmin.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että tarve intran päivittämiselle on todellinen, varsinkin koronapandemian tuomien uusien kommunikointivälineiden tultua käyttöön. Tietoa löytyy useammasta paikasta, joten on varmistettava, että tieto ei ole useassa paikassa. Koronapandemia ja etätyö muutti viestinnän toimintojen tarvetta, joten intra on päivitettävä vastaamaan näitä muuttuneita tarpeita.

From Bottom to Top: Developing Internal Communication Through Empoyee Experience

Year 2022 Pages 38

Thesis is about developing internal communication through employee and it’s experience. Case company is enterprise. The idea is to find a way to develop companys new intranet, so that it acts as an effective communication channel for the company. The theoretical section deals with basic organisation commucation functions, communication strategy, change communication and crisis communication. This section explains the changing role of communications in the modern constantly changing business world.

In the empirical section the used method, survey to the staff, is meing presented. The survey was selected as a method, because it it the best way to collect data about intranet from it’s everyday users. The survey was limited to intranets diffirent functions to get information from them, what functions are working and what staff found difficult to use. In the end of the survey was a chance to give open feedback. This was a way to get ideas from the staff for the new intranet. This way the areas of development could be obtained as accurately as possible, so the reforms would support users needs.

Based on the query the key results were the incoherence of the site and difficulty to find the correct information. Site doesn’t encourage to communicate, it works rather as a place of publication to the releases. For the new intranet, users wished clarity, easy acces to the information and an opportunity to react to the news and releases. Also on the wishlist was an intranet that encourage readers to communicate more actively.

In conclusion, the need to update the intranet is real, especially after covid pandemic brought new communication tools to use. Information is now in many different places, so ensuring that the information is cleared to it’s right places is important. Covid pandemic and working from home changed the needs of communication functions, so the intranet needs to be updated to meet the needs of it’s users.

Keywords: internal communication, work community communication, involvement of personnel