Tiedonhallinta ja tiedolla johtaminen etätyössä julkishallinnon asiantuntijaorganisaatiossa

Abstract

Opinnäytetyössä haluttiin tutkia nopeasti lisääntyneen etätyön tekemisen vaikutuksia tiedonhallintaan ja miten etätyö on muuttanut asiantuntijaorganisaatiossa lähiesihenkilötyön tekemistä. Toimeksiantajaorganisaatiossa oltiin kiinnostuneita etenkin työajan käytöstä tiedonhallintaan myös taloudellisesta näkökulmasta. Opinnäytetyön kehittämistavoitteena oli työn tekemisen sujuvoittaminen saadun tiedon ja kehittämisehdotusten avulla.

Opinnäytetyön tietoperusta koostuu tiedonhallinnasta, tiedolla johtamisesta, muutoksen johtamisesta ja etäjohtamisesta. Opinnäytetyön aihe on työelämässä yleisesti ajankohtainen ja tiedonhallinnan kehittäminen kompleksisessa ja muuttuvassa toimintaympäristössä entistä tärkeämpi tekniikan kehittyessä ja tiedon määrän jatkuvasti lisääntyessä.

Tutkimus toteutettiin kyselytutkimuksena rajatulle lähiesihenkilöryhmälle sekä pienemmälle joukolle samaan kohderyhmään kuuluville lähiesihenkilölle järjestetyllä työpajalla. Keskeisimmät tulokset tukivat teoriaa muutoksenjohtamisen ja virtuaalisenjohtamisen haasteista, kuten kollegiaalisen tuen puute, luontevan vuorovaikutuksen luominen virtuaalisesti ja niin sanotun hiljaisen tiedon katoaminen. Tiedonhallinnan haasteina nähtiin tiedon sirpaleisuus, oikeellisuus ja helppo saatavuus. Positiivisina tuloksina puolestaan koettiin sähköisten tiedonhallintaan liittyvien toimintatapojen luominen ja kehittäminen.

Opinnäytetyöstä oli hyötyä sen toimeksiantajalle Uudenmaan TE-toimistolle, koska tutkimuksella saatiin uutta tietoa työajan käytöstä ja tiedonhallinnan haasteista käytössä olevien tietolähteiden parissa varsin yksityiskohtaisella tasolla. Kehittämisehdotuksina opinnäytetyössä esitetään keinoja lisätä lähiesihenkilötyössä luontevaa vuorovaikutusta kollegoiden kesken (kollegiaalinen tuki), tärkeän tiedon saavutettavuuden parantamista, lähiesihenkilötyössä tarvittavan tiedon jäsentelyä visuaalisesti ja käyttäjälähtöisesti sekä keinoja kartoittaa säännöllisesti lähiesihenkilöiltä työhyvinvointiin liittyviä näkökulmia ja siten lisätä organisaation johdon kykyä reagoida ennakoivasti organisaation hyvinvoinnin heikkenemisen riskeihin.

Asiasanat: tiedolla johtaminen, julkishallinto, etätyö

The topic of the thesis was to study knowledge management in a public administration organization while the COVID-19 pandemic forced the extensive remote work. The client organization of the study was Uusimaa Employment and Economic Development Office. The interest of the client was to find out how remote work has affected or changed the daily work of the Service Supervisors considering that the change to remote work happened suddenly and on a tight schedule. The focus of the study was on the systems that the Service Supervisors use as a source of information.

The theoretical framework of the thesis consists of information management, knowledge management, change management and remote management. Overall, the subject matter of the thesis is a fairly topical issue and knowledge management will be more and more critical to organizations as the amount of data increases continuously and technology is evolving rapidly. The aim of the study was to develop the knowledge management infrastructure within the organization from the perspective of the Service Supervisors.

This study utilized a multi-method technique in which the quantitative part was a questionnaire supplemented by a co-creation workshop. The results of the study from the knowledge management point of view show that extensive remote work adds challenges like fragmentation of data and the poor validity and availability of the needed data and information. Other negative effects are the lack of collegial support, the difficulty of natural interaction and missing out on the silent knowledge. The creation and development of the new operating models for virtual data management were seen as a positive outcome of the extensive remote work.

As a result of the study, the client got new information about how the Service Supervisors use their working time to find needed information, what sources of information they use the most and how the used systems could serve their needs better. The study introduces several development suggestions regarding the work of the Service Supervisors. Among these suggestions are improving the natural interaction with colleagues, improving the accessibility of important information and visual and user-oriented structuration of information.

Keywords: knowledge management, public administration, remote work