Sähköiset kirjanpidon prosessit tilitoimistossa

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee tilitoimiston taloushallinnon prosessien kehittämistä, missä otettiin käyttöön sähköiset prosessit ja järjestettiin työskentely vastaamaan muuttuneita prosesseja. Tutkimus toteutettiin konstruktiivisena tutkimuksena, jossa käytettiin tutkimusmenetelminä havainnointia, kirjallisia lähteitä ja kyselyä. Tietoperustana toimi taloushallinnon prosessien sähköistämistä käsittelevä kirjallisuus sekä aiheesta kirjoitetut tutkimusartikkelit.

Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantajalle, jolle kirjoittaja on työsuhteessa. Toimeksiantajan kirjanpidon prosessit kaipasivat päivittämistä ja tehostamista, joten tämä oli myös opinnäytetyön tavoite. Tavoitteena oli sähköistää kohdeyrityksen taloushallinnon prosessit mahdollisimman pitkälle, että työskentely olisi mahdollisimman tehokasta. Selvitän millaisia etuja taloushallinnon sähköistäminen tuo yritykselle ja sen sidosryhmille. Tämä opinnäytetyö käsittelee ensi sijassa sitä, millaisiksi uudet prosessit rakentuivat ja työn lopputulos on niiden kuvaaminen.

Prosessien kehittämiseksi päädyttiin siihen, että kohdeyrityksen henkilöstö jaettiin hoitamaan kukin yhtä taloushallinnon osa-aluetta. Lisäksi investoitiin valmiisiin taloushallinnon ohjelmistoihin, jotka toimivat sähköisen taloushallinnon perustana. Tutkimuksen tuloksena todettiin, että uudistettujen sähköisten prosessien tuoma ajansäästö on valtava. Rutiinitöiden automatisoinnilla henkilökunnalle jäi käyttöön paljon enemmän aikaa, kuin ennen kehitystyötä. Sähköisten prosessien tehokkuus korostuu erityisesti suurilla asiakkailla, tai asiakkailla, joilla on paljon kustannuspaikkoja. Ilman sähköisiä prosesseja joidenkin yritysten taloudellinen raportointi olisi melkeinpä mahdotonta tai ainakin kustannustehotonta.

Johtopäätöksenä näistä tuloksista voidaan todeta, että yrityksen ja koko taloushallinnon toimialan yleinen suuntaus ja pyrkimys sähköisyyteen ja automaatioon on perusteltu. Vaikka sähköisistä järjestelmistä on yritykselle kustannuksia, niiden tuoma tehokkuus ja ajansäästö tuovat kustannukset takaisin moninkertaisesti. Tulevan kehittämisen kannalta yrityksen taloushallinnossa on vielä tämän jälkeen kehitettävää automaation saralla. Myös ohjelmasta suoraan lainvaatimaan muotoon ladattavat tilinpäätökset edelleen helpottaisivat kirjanpitäjien työtaakkaa. Parhaimmassa tapauksessa sähköiset järjestelmät lähettäisivät ilmoitukset suoraan verohallinnolle ja tarvittaessa myös muille viranomaisille.