Automaatioyrityksen projektinhallinnan kehittäminen palvelumuotoilun keinoin
Autto, Eero (2023)
Autto, Eero
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202303183817
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202303183817
Tiivistelmä
Tämä tutkimus pyrkii selvittämään Yrityksen X projektinhallinnan pullonkauloja ja kehittämään niihin toimivia ratkaisuja palvelumuotoilun keinoin.
Palvelumuotoilu on käyttäjäkeskeistä kehittämistä, joka hyödyntää laajasti eri menetelmiä. Palvelumuotoilun lopputuloksena on aina parantaa palveluita. Yritysten sisäisentoiminnan kehittäminen on yksi palvelumuotoilun tyypillisistä kehittämiskohteista. Sisäisten prosessien näkökulmasta palvelumuotoilun liiketoiminnan hyötyjä ovat vaikuttavampi ja paremmin kohdistettu kehittämistoiminta. Kehittäminen saattaa suuntautua esimerkiksi henkilöstön motivointiin, työn organisointiin, työrutiineihin, johtamiseen ja työtehtävien roolituksiin. Tässä tutkimuksessa kehittämiskohteena ovat sisäiset prosessit ja kohderyhmänä on yrityksen projektien parissa työskentelevät: projektipäälliköt, projektinhoitajat sekä asentajat.
Tutkimuksessa sovellettiin tuplatimanttimallia, joka on palvelumuotoilun prosessimalli. Menetelminä käytettiin kyselyä, haastattelua, visualisointia ja prototypointia. Kysely ja haastattelut kohdistettiin projektinhallinnan parissa työskenteleville. Kyselyssä tehtiin alkukartoitus mahdollisista ongelmista projektinhallinnasta ja miten sitä voisi parantaa. Haastatteluissa näihin teemoihin syvennyttiin tarkemmin. Aineiston analyysimenetelmänä käytettiin kartoitusmallia. Siinä hain yhteneväisyyksiä ja toistuvia teemoja työntekijöiden vastauksista. Kehitysideoiden hahmottamisessa käytin visualisointia. Tämän lopputulemana muodostettiin kolme prototyyppi ehdotusta yritykselle käytettäväksi.
Tutkimuksessa havaittiin, että työntekijät kokivat kehityskohteiksi projektinhallinnassa mm. työntaakan jaon ja dokumentoinnin. Työtaakan jaon ongelmat liittyivät apuvoiman puutteeseen, liialliseen työmäärään ja koordinoinnin puutteeseen. Yritykseltä myös puuttui kattava tietopankki ja siksi työntekijöiden käytännöissä oli eroja, ja sopimukset jäivät usein suullisen sopimisen varaan.
Työtaakan liittyvät ongelmat ratkaistiin siten, että projekteihin määrättäisiin varahenkilö tukemaan varsinaista projektihoitajaa. Projektipäällikkö olisi tukena seuraamassa tai ylläpitämässä projektin kulkua ja sen vaiheita. Projektipäällikkö voisi hallinnoida asentajia projektien kiireellisyystarpeen mukaan. Suullisten sopimusten ongelma ratkaistiin tekemällä sopimuksista kirjallisia hyväksyttämällä ne osapuolten kanssa sähköpostitse ja tallentaen ne projektitietokantaan. Tällä tavoin muutkin työntekijät tulevat tietoisiksi sopimusmuutoksista. Toinen prototyyppi oli alueellinen tietopankki, josta työntekijät löytävät tarpeellisia tietoja kuten yrityksessä käytettävät kytkentäkaaviot, ohjelmointiin liittyvät asiat. Näin työntekijöiden käytännöt pysyvät yhtenäisempinä.
Palvelumuotoilu on käyttäjäkeskeistä kehittämistä, joka hyödyntää laajasti eri menetelmiä. Palvelumuotoilun lopputuloksena on aina parantaa palveluita. Yritysten sisäisentoiminnan kehittäminen on yksi palvelumuotoilun tyypillisistä kehittämiskohteista. Sisäisten prosessien näkökulmasta palvelumuotoilun liiketoiminnan hyötyjä ovat vaikuttavampi ja paremmin kohdistettu kehittämistoiminta. Kehittäminen saattaa suuntautua esimerkiksi henkilöstön motivointiin, työn organisointiin, työrutiineihin, johtamiseen ja työtehtävien roolituksiin. Tässä tutkimuksessa kehittämiskohteena ovat sisäiset prosessit ja kohderyhmänä on yrityksen projektien parissa työskentelevät: projektipäälliköt, projektinhoitajat sekä asentajat.
Tutkimuksessa sovellettiin tuplatimanttimallia, joka on palvelumuotoilun prosessimalli. Menetelminä käytettiin kyselyä, haastattelua, visualisointia ja prototypointia. Kysely ja haastattelut kohdistettiin projektinhallinnan parissa työskenteleville. Kyselyssä tehtiin alkukartoitus mahdollisista ongelmista projektinhallinnasta ja miten sitä voisi parantaa. Haastatteluissa näihin teemoihin syvennyttiin tarkemmin. Aineiston analyysimenetelmänä käytettiin kartoitusmallia. Siinä hain yhteneväisyyksiä ja toistuvia teemoja työntekijöiden vastauksista. Kehitysideoiden hahmottamisessa käytin visualisointia. Tämän lopputulemana muodostettiin kolme prototyyppi ehdotusta yritykselle käytettäväksi.
Tutkimuksessa havaittiin, että työntekijät kokivat kehityskohteiksi projektinhallinnassa mm. työntaakan jaon ja dokumentoinnin. Työtaakan jaon ongelmat liittyivät apuvoiman puutteeseen, liialliseen työmäärään ja koordinoinnin puutteeseen. Yritykseltä myös puuttui kattava tietopankki ja siksi työntekijöiden käytännöissä oli eroja, ja sopimukset jäivät usein suullisen sopimisen varaan.
Työtaakan liittyvät ongelmat ratkaistiin siten, että projekteihin määrättäisiin varahenkilö tukemaan varsinaista projektihoitajaa. Projektipäällikkö olisi tukena seuraamassa tai ylläpitämässä projektin kulkua ja sen vaiheita. Projektipäällikkö voisi hallinnoida asentajia projektien kiireellisyystarpeen mukaan. Suullisten sopimusten ongelma ratkaistiin tekemällä sopimuksista kirjallisia hyväksyttämällä ne osapuolten kanssa sähköpostitse ja tallentaen ne projektitietokantaan. Tällä tavoin muutkin työntekijät tulevat tietoisiksi sopimusmuutoksista. Toinen prototyyppi oli alueellinen tietopankki, josta työntekijät löytävät tarpeellisia tietoja kuten yrityksessä käytettävät kytkentäkaaviot, ohjelmointiin liittyvät asiat. Näin työntekijöiden käytännöt pysyvät yhtenäisempinä.