Myyntireskontranhoitajan työhön perehtyminen päiväkirjamuotoisena

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittyä myyntireskontran moniosaajaksi oman työn ohella suuressa suomalaisessa palveluyrityskonsernissa, jonka toiminta on jaettu neljälle toimialalle. Keskeisimpiä käsitteitä työssä olivat työkierto ja perehdytys, pohtien niiden toimivuutta myyntireskontrassa. Työtehtävät ovat jaettuna viiteen kokonaisuuteen, joissa jokaisessa on oma järjestelmä sekä toimiala. Opinnäytetyö toteutettiin päiväkirjamuotoisena, jota kirjoitettiin 10 viikkoa 21.11.2022-30.1.2023 välisenä aikana. Päiväkirjassa kirjoitettiin jokaisesta työpäivästä ja viikkojen lopuissa yhteenveto, joissa analysoitiin viikkotavoitteiden onnistumista. Tavoitteet laadittiin etukäteen ja niitä oli mahdollista päivittää työn edetessä.

Toimeksiantaja sai työstä vinkkejä työkierron kehittämiseen myyntireskontrassa sekä laajemmin koko yrityksessä. Lisäksi toimeksiantaja sai tietoa perehdytyksen toimivuudesta ja siihen parannusehdotuksia. Kehittämismenetelminä työssä käytettiin haastattelua sekä havainnointia. Haastatteluissa haastateltiin kollegoita sekä esihenkilöä työkierron toimivuudesta sekä perehdytyksestä. Havainnointia käytettiin tukemaan haastatteluiden tuloksia. Työn tuloksena pystyn työskentelemään itsenäisesti kaikkien järjestelmien kanssa, ratkoen myös sähköpostiin tulleita pyyntöjä. Kehittämisideoita olivat kirjallisten ohjeiden päivittäminen, joita päivitettiin jo raportoinnin aikana. Lisäksi kehittämisideana oli perehdytyssuunnitelman laatiminen tulevia perehdytyksiä varten sekä työkierron suunnitelmallinen tarkasteleminen puolivuosittain tai kvartaaleittain, jotta työkierron työtehtävät pysyvät ajantasaisina.

The purpose of the thesis was to develop into a multi-skilled accounts receivable alongside my own work in a large Finnish service company group whose operations are divided into four branches. The most important concepts in the work were job rotation and orientation, considering their functionality in the sales ledger. The tasks are divided into five entities, each of which has its own system and industry. The thesis was implemented in the form of a diary, which was written for 10 weeks between 21.11.2022 and 30.1.2023. Each working day was written in the diary, and at the end of the week, a summary was written, where the success of the weekly goals was analyzed. The goals were drawn up in advance and it was possible to update them as the work progressed.

From the work, the commissioner received tips for developing the job rotation in the accounts receivable and more broadly in the entire company. In addition, the commissioner received information about the functionality of the orientation and suggestions for improvement. Interview and observation were used as development methods in the work. In the interviews, colleagues and supervisors were interviewed about the functionality of the job rotation and orientation. Observation was used to support the results of the interviews. As a result of the work, I am able to work independently with all systems, also solving requests received by e-mail. Development ideas included updating the written instructions, which were already updated during reporting. In addition, the development suggestion was to draw up an orientation plan for future orientations and systematically review the work cycle every six months or quarterly, so that the tasks of the work cycle remain up-to-date.