Tukipalvelut projektipäälliköiden työn sujuvoittajina: tukipalveluiden saavutettavuuden parantaminen Geologian tutkimuskeskuksessa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia Geologian tutkimuskeskuksen projektitoiminnan tukipalveluiden kehittämistarpeita projektipäälliköiden näkökulmasta. Tavoitteena oli tunnistaa kehittämiskohteet ja työstää havaittuihin ongelmiin ratkaisuja yhteiskehittämisen avulla. Kehittämistyön tarve nousi työelämän aidosta kehittämistarpeesta, joka Geologian tutkimuskeskuksessa oli havaittu.

Opinnäytetyössä käytettiin palvelumuotoilun lähestymistapaa ja menetelminä haastattelua, havainnointia, vertaisanalyysia sekä fasilitoituja työpajoja. Opinnäytetyön tietoperusta pohjautuu muotoiluajatteluun, palvelumuotoiluun sekä fasilitointiin. Tietoperustassa perehdyttiin myös sisäisen asiakaspalvelun merkitykseen ja asiakasymmärrykseen. Työ toteutettiin tuplatimanttimallin mukaisesti. Lopputuloksena työn toimeksiantajalle toteutettiin projektipäällikön palvelupolku, asiakasprofiilit sekä listaus projektitoiminnan kehityskohteista ja parannusideoista.

Kehittämistyön keskeisimpinä tuloksina selvisi, että projektipäälliköt eivät hahmota kaikkia tarjolla olevia tukipalveluita, eivätkä tiedä keneen olla yhteydessä. Projektipäälliköt kokevat monet hallinnolliset tehtävät haastavina ja toivoisivat niihin lisää apua. Projektitoimintaan on saatavilla ohjeistusta sekä apua, mutta projektipäälliköt kokevat ohjeet ja käsikirjat vaikeasti saavutettaviksi eivätkä perehdy niihin.

Kehittämistyön tuloksena löydettiin ehdotuksia projektipäälliköiden ja tukipalveluiden yhteistyön sujuvoittamiseksi sekä sisäisten ohjeistuksien parantamiseksi. Projektipäälliköiden perehdyttämiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota tulevaisuudessa erityisesti tukipalveluiden osalta. On tärkeää, että projektipäälliköt eivät jää yksin ongelmiensa kanssa, vaan osaisivat olla yhteydessä oikeaan tahoon ajallaan. Projektipäälliköiden tuen varmistaminen on erityisen tärkeää heti projektin aloitusvaiheessa ja tähän panostamalla turvattaisiin projektin sujuvuus loppumetreille asti. Ohjeistuksia tulisi selkiyttää ja projektitoiminnan intranet-sivustoa olisi kehitettävä saavutettavammaksi, jotta projektipäälliköiden kynnys tutustua ohjeisiin madaltuisi. Projektipäälliköiden urapolkua suunniteltaessa tulisi selkiyttää projektipäällikön rooli ja vastuut.