Leading project teams in exceptional situation : a case study

Abstract

Koronaviruspandemia osoitti, että yritysten on kyettävä lyhyessä ajassa muokkaamaan tietointensiivisen työn käytäntöjään ja valmiuksiaan, jotta toiminnot pidetään käynnissä sulkutiloista ja etätyösuosituksesta huolimatta. Monissa yrityksissä digiloikka tapahtui viimeistään pandemian myötä. Tässä tutkimuksessa on tutkittu, miten kansainvälisen yrityksen erään projektisalkun projekteja on johdettu poikkeusaikana virtuaalijohtamisen työkaluilla, ja miten projektit ovat selvinneet, kun tiimit ovat olleet pääasiassa fyysisesti erillään.

Tutkimuksessa haastateltiin puolistrukturoitua haastattelua käyttäen kohdeyrityksen projektijohtoa, miten heidän mielestään on selvitty poikkeusajan projektijohtamisessa, ja mitkä ovat olleet työkalut ja menetelmät, joiden avulla on selvitty. Tämän lisäksi toteutettiin kyselytutkimus, jonka kohderyhmänä olivat kohdeyrityksen yhden toimipisteen työntekijät. Kyselyssä kartoitettiin, miten työntekijät ovat selvinneet etätyöskentelystä ja miten he ovat kokeneet etäjohtamisen yrityksessä.

Tulokset osoittivat, että projektit selvisivät kohtuullisen hyvin poikkeusolosuhteista, mutta paljon panostusta ja epävarmuuden sietokykyä tarvittiin. Tärkein työkalu oli Microsoft Teams ja erityisesti sen aliohjelma Planner, joka otettiin käyttöön Pulse-palaverin digitaalisena alustana koronaviruspandemian alussa. Haasteiksi nousivat Teams-palaverien merkittävä lisääntyminen, ihmisten heikko aktiivisuus virtuaalipalavereissa ja resurssien niukkuus. Virtuaalijohtamisen koulutusta tulisi järjestää kohdeyritykselle, koska etätyöskentely on tullut jäädäkseen. Etätyötä teki suurin osa kohdeyrityksen työntekijöistä ja voidaan todeta, että noin 90 %:lle heistä se sopi hyvin. Loput noin 10 %:a tarvitsevat erityishuomiota ja tukea, mikä tulisi ottaa huomioon etätyöskentelymallia kehitettäessä. Poikkeusolosuhteiden kärsijöiksi voidaan myös lukea yritykseen juuri tulleet työntekijät, koska tuki ja perehdytys oli haastavaa toteuttaa virtuaalisesti.

The Covid-19 Pandemic showed that companies shall be able to modify their work practices and capabilities in knowledge intensive work in a short period of time, so that operations can be kept running despite of lockdowns and remote working recommendations. The digital leap happened in many companies at latest in the first phases of the Pandemic. This study examined how the projects in one portfolio of an international company have been managed during exceptional times with virtual leading tools, and how the projects have survived when the teams have mainly been physically separated.

The Project Management of the target company’s one portfolio was interviewed in the study by using a semi-structured interview, how they think they have coped in the project management duties during the exceptional times, and what have been the tools and methods to cope with. In addition, a survey was conducted for employees in one of the target company’s offices. The survey examined how employees have survived in remote working and how they have experienced remote leading in projects.

The results showed that the projects survived during exceptional circumstances reasonably well, but a lot of effort and resiliency were needed. The most important tool was Microsoft Teams and especially its sub-program Planner, which was implemented as a digital platform for the Pulse meeting in the beginning of the Covid-19 Pandemic. The challenges were the significant increase of Teams meetings, the poor activity of people in virtual meetings and the scarcity of resources. Virtual management training should be organized for the target company because remote working won’t disappear after the Pandemic. Remote work was done by the majority of the target company's employees, and it can be stated that it suits for about 90% of them well. The remaining 10% need special attention and support, which should be taken into account when developing the remote working model further. In addition, the sufferers of exceptional circumstances can be listed the employees who have just entered the company, because it was challenging to implement support and onboarding virtually.