Uuden asiakkuuden käyttöönottoprosessi tilitoimistossa
Lähde, Juho; Salonpää, Kreetta (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305098819
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305098819
Tiivistelmä
Taloushallintoala on jatkuvan kehittymisen kohteena prosessien sähköistymisen myötä. Sähköistyvät prosessit tehostavat tilitoimistoiden arkea, mutta tuovat myös mukanaan haasteita. Tämä opinnäytetyö syntyi toimeksiantajayrityksen tarpeesta yhdenmukaistaa uuden asiakkuuden käyttöönottoprosessi. Taloushallintoalan nopean kehittymisen myötä toimeksiantajalla aikaisemmin käytössä olleet asiakkuudenhallintaan luodut työkalut eivät enää vastanneet tämän päivän tarpeita.
Tavoitteenamme oli luoda toimeksiantajayrityksen tarpeisiin käyttäjäystävällinen työkalu, jolla seurataan uuden asiakkuuden käyttöönottoprosessin erivaiheita aina tarjouksen hyväksymisestä jokapäiväiseen työnteon käynnistymiseen.
Toimeksiantajayritykseen oli vuosien aikana luotu useita työkaluja, joiden avulla käyttöönottoprosessia toteutettiin. Opinnäytetyömme oli toiminnallinen kehittämistyö, jonka tietopohjana käytimme taloushallintoalan kirjallisuutta, lakeja sekä havainnointia toimeksiantajayrityksessä. Jotta yritykselle tekemämme työkalu vastaisi mahdollisimman hyvin toimeksiantajamme tarpeita järjestimme yrityksen työntekijöille haastatteluja, joissa kartoitimme käyttöönottoprosessin nykytilaa. Osallistimme työntekijöitä tarkoituksella mukaan työkalun kehittämiseen, jotta sen käyttäminen osana käyttöönottoprosessia koettaisiin mielekkääksi.
Kehittämistyön tuloksena valmistui toimeksiantajayritykselle jokapäiväiseen käyttöön työkalu, jota käytetään tukena uuden asiakkuuden käyttöönottoprosessissa. Valmistuneessa työkalussa yhdistettiin työntekijöiden aikaisemmin toimiviksi havaitut ominaisuudet sekä rakennettiin kokonaan uusia ominaisuuksia toimeksiantajan esiin nostamille haasteille.
Käyttöönottoprosessin tehostamiseksi ja yhdenmukaistamiseksi luodun työkalun toimivuuden kannalta on tärkeää, että työkalu otetaan käyttöön koko organisaatiossa. Tämän turvaamiseksi olemme pyrkineet luomaan työkalusta mahdollisimman helppokäyttöisen, jottei sitä koettaisi työllistäväksi vaan se nähtäisiin työtä tehostavana apuvälineenä.
Kehittämistyön lopputuloksena syntynyt työkalu vastaa tällä hetkellä toimeksiantajan tarpeisiin käyttöönottoprosessissa, mutta on olennaista ymmärtää, että alalla tapahtuva kehitys on jatkuvaa. Jotta työkalu vastaa käyttöönottoprosessin vaatimuksia myös tulevaisuudessa, täytyy työkalun kehittämiskohteita tarkastella säännöllisesti. Näin voidaan välttyä siltä, ettei nyt rakennetulle uudelle työkalulle käy samoin kuin aikaisemmin käytössä olleille työkaluille on vuosien saatossa käynyt, eli ne eivät vastaa enää tämän päivän tarpeisiin.
Tavoitteenamme oli luoda toimeksiantajayrityksen tarpeisiin käyttäjäystävällinen työkalu, jolla seurataan uuden asiakkuuden käyttöönottoprosessin erivaiheita aina tarjouksen hyväksymisestä jokapäiväiseen työnteon käynnistymiseen.
Toimeksiantajayritykseen oli vuosien aikana luotu useita työkaluja, joiden avulla käyttöönottoprosessia toteutettiin. Opinnäytetyömme oli toiminnallinen kehittämistyö, jonka tietopohjana käytimme taloushallintoalan kirjallisuutta, lakeja sekä havainnointia toimeksiantajayrityksessä. Jotta yritykselle tekemämme työkalu vastaisi mahdollisimman hyvin toimeksiantajamme tarpeita järjestimme yrityksen työntekijöille haastatteluja, joissa kartoitimme käyttöönottoprosessin nykytilaa. Osallistimme työntekijöitä tarkoituksella mukaan työkalun kehittämiseen, jotta sen käyttäminen osana käyttöönottoprosessia koettaisiin mielekkääksi.
Kehittämistyön tuloksena valmistui toimeksiantajayritykselle jokapäiväiseen käyttöön työkalu, jota käytetään tukena uuden asiakkuuden käyttöönottoprosessissa. Valmistuneessa työkalussa yhdistettiin työntekijöiden aikaisemmin toimiviksi havaitut ominaisuudet sekä rakennettiin kokonaan uusia ominaisuuksia toimeksiantajan esiin nostamille haasteille.
Käyttöönottoprosessin tehostamiseksi ja yhdenmukaistamiseksi luodun työkalun toimivuuden kannalta on tärkeää, että työkalu otetaan käyttöön koko organisaatiossa. Tämän turvaamiseksi olemme pyrkineet luomaan työkalusta mahdollisimman helppokäyttöisen, jottei sitä koettaisi työllistäväksi vaan se nähtäisiin työtä tehostavana apuvälineenä.
Kehittämistyön lopputuloksena syntynyt työkalu vastaa tällä hetkellä toimeksiantajan tarpeisiin käyttöönottoprosessissa, mutta on olennaista ymmärtää, että alalla tapahtuva kehitys on jatkuvaa. Jotta työkalu vastaa käyttöönottoprosessin vaatimuksia myös tulevaisuudessa, täytyy työkalun kehittämiskohteita tarkastella säännöllisesti. Näin voidaan välttyä siltä, ettei nyt rakennetulle uudelle työkalulle käy samoin kuin aikaisemmin käytössä olleille työkaluille on vuosien saatossa käynyt, eli ne eivät vastaa enää tämän päivän tarpeisiin.