Maksukorttilaskujen ostolaskuprosessin kehittäminen

Abstract

Ostolaskujen tiliöinti muodostaa keskeisen osan yrityksen kirjanpitoaineistoon. Taloushallinto tuottaa kirjanpidon perusteella tietoa yrityksen ulkoisille ja sisäisille sidosryhmille. Kirjanpidon kirjauksien on oltava riittävät ja oikeelliset, jotta tuotettu tieto palvelisi tarkoitustaan. Arvonlisäverokäsittely on yksi olennainen osa monen yrityksen kirjanpitotoimintaa ja tarkkuus arvonlisäverovähennyksissä on tärkeä yrityksen tulokseen vaikuttava tekijä. Ostotapahtumien arvonlisäveron vähennysoikeudessa voi kuitenkin olla rajanvetotilanteita, jotka vaativat arvonlisäverolain tuntemusta.

Opinnäytetyön tavoitteena oli toimeksiantajayrityksen maksukorttilaskujen ostolaskuprosessin sujuvoittaminen, jotta tiliöinnissä ja arvonlisäverokäsittelyssä tapahtuvat virheet minimoituisivat ja ostolaskuprosessiin käytetty työpanos olisi mahdollisimman pieni. Maksukorttilaskujen tiliöinti eroaa muista ostolaskuista, sillä niihin liittyy runsaasti kuittien liittämistä. Usein maksukorttilaskujen käsittely eri vaiheissa vie enemmän aikaa kuin muiden ostolaskujen.

Toteutin opinnäytetyön toimintatutkimuksena. Prosesseja kuvattaessa käytin vakiintuneita prosessimallintamisen keinoja. Kehittämistyö jakaantui kolmeen vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa kuvattiin alkutilanne ja kartoitettiin maksukorttilaskujen ostolaskuprosessin haasteita. Toisessa vaiheessa haastateltiin maksukorttien käyttäjiä ja selvitettiin heidän kokemuksiaan maksukorttilaskujen tiliöinnistä ja arvonlisäverokäsittelystä. Kolmas vaihe keskittyi itse ostolaskukierron kehittämiseen.

Tavoitteeksi asetettiin ostolaskuprosessi, jossa tiliöintiin käytettävä aika voidaan minimoida ja arvolisäverokäsittelyyn ei liity virheitä. Tavoiteprosessin saavuttamiseksi mm. ostolaskukiertoprosessia muokattiin ja tiliöinnin suoritustahoa organisaatiossa muutettiin. Erilaisia vaihtoehtoja tavoitetilan saavuttamiseksi oli tarpeen pilotoida useampia kertoja.

Ostolaskukierron kehittämiseksi opinnäytetyössä tuotettiin: prosessikaavio ostolaskukierron alkutilanteesta, opas arvonlisäverosäännöistä, ehdotus laskuliitteiden selkeästä palauttamisesta sekä kahden erilaisen ostolaskukierron vertailu tavoiteprosessiksi. Erilaisten vaihtoehtojen mallintamisen perusteella toimeksiantajayrityksellä on mahdollisuus tehdä tietoon perustuva päätös, millä tavalla maksukorttilaskujen ostolaskuprosessia ja laskuliitteiden palauttamista muutetaan tavoitellun lopputuloksen saavuttamiseksi.

Opinnäytetyössä käytetty toimintatutkimus soveltui käsitellyn prosessin kehittämiseen joustavuutensa ja käytännönläheisyytensä vuoksi. Tutkijan omakohtainen kokemus ja näkemys prosessista ja sen haasteista edesauttavat kehittämisessä.