Taloushallinnon prosessit uudelle tasolle: yhdistyksen sähköisen taloushallinnon kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli Auta Lasta ry:n taloushallinnon prosessien kehittäminen digitalisaatiota hyödyntäen. Yhdistyksen toiminnan voimakas laajentuminen viime vuosina oli lisännyt myös taloushallintoon haasteita ja resurssivaateita. Tutkimuksessa pyrittiin löytämään keinoja toiminnan kehittämiseen ja tehostamiseen muuttamalla prosesseja sähköiseen muotoon hyödyntämällä uusia integroitavia ohjelmia, tehostamalla työtapoja ja karsimalla turhaa työtä.

Tietoperustassa käydään läpi yhdistyksen taloushallinto, taloushallinnon prosessit sekä taloushallinnon järjestelmät ja kehitys pääpiirteittäin. Lähestymistapana työssä käytettiin tapaustutkimusta, toimintatutkimusta ja konstruktiivista tutkimusta, joita yhdistämällä pyrittiin parantamaan tutkimuksen luotettavuutta. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja aineistonkeruumenetelminä käytettiin havainnointia, benchmarkingia ja kyselytutkimusta.

Opinnäytetyön johtopäätöksenä todettiin, että taloushallinnon prosessit vaativat oikeanlaatuista ja oikeassa muodossa olevaa tietoa, jotta prosessit toimivat tehokkaasti. Todettiin myös, että prosessien tehokkuuteen vaikuttavat toisten tekemät toiminnot muissa prosesseissa, ja tiedon saaminen taloushallinnon käyttöön ajantasaisena. Näiden tulosten pohjalta todettiin, että prosessien monimutkaisuutta on vähennettävä ja selkiytettävä.

Tuloksena otettiin käyttöön uusi sähköinen työvuorosuunnitteluohjelma, sekä yksinkertaistettiin maksuliikenneprosessia päivittämällä yhdistyksen taloussääntöä niin, että puheenjohtajalla hyväksyttävät ostot vähenivät. Lisäksi ehdotetaan käyttöönotettavaksi sähköistä kuittisovellusta ostolaskuprosessin tehostamiseksi, sekä toiminnanjohtajan maksukortin muuttamista luottokortiksi.