Ostolaskuprosessin kehittäminen: case Promeco Group Oy
Lahikainen, Asta; Pyykönen, Sissi (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023060116964
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023060116964
Tiivistelmä
Opinnäytetyö on tutkimuksellinen kehitystehtävä, jonka toimeksiantaja on Promeco Group Oy. Yhtiö valmistaa ja tuottaa sähkömekaanisia kokoonpanoja ja palveluja neljälle eri teollisuuden alalle. Konsernilla on kolme tuotantoyksikköä Suomessa ja yksi Puolassa. Työ rajattiin koskemaan tytäryhtiö Promeco Oy:n ostolaskuprosessia.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää ja kuvata toimeksiantajan nykyinen ostolaskuprosessi. Tavoitteena oli kehittää ostolaskuprosessia ja selvittää, millainen ohjelmistorobotiikan keinoin automatisoitavan prosessin tulisi olla. Kehittämistyössä mallinnettiin nykyinen ostolaskuprosessi ja etsittiin kehittämiskohteet prosessin sujuvoittamiseksi. Ostolaskuprosessi yhdenmukaistettiin ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa varten. Aihe on ajankohtainen ja hyödyllinen – ohjelmistorobotiikasta taloushallinnossa puhutaan paljon, ja sitä hyödynnetään kaikissa taloushallinnon prosesseissa.
Työn tietoperusta koostui taloushallinnon prosesseista, prosessien kehittämisestä ja kuvaamisesta. Näiden lisäksi tietoperustassa käsiteltiin myös ohjelmistorobotiikan, automaation ja tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuuksia taloushallinnon prosesseissa.
Lähestymistapana työssä käytettiin laadullista tapaustutkimusta, jossa on toimintatutkimuksen piirteitä. Aineistonkeruumenetelmänä olivat haastattelut ja ostolaskuprosessin havainnointi. Kehittämismenetelmänä käytettiin yhteisöllisiä ideointimenetelmiä. Havainnointia tehtiin yrityksessä ja Teams-ympäristössä. Havaintomateriaalin perusteella tunnistettiin käsittelyltään neljä erilaista ostolaskutyyppiä. Laskun käsittelyn vaiheet kuvattiin kaavioilla prosessien ongelmakohtien havainnollistamiseksi ja tarkasteltiin havaintoja Lean-ajatteluun perustuvan seitsemän erilaisen hukan kautta. Mallintamisen jälkeen ostolaskuprosessia kehitettiin yhteisöllisillä ideointimenetelmillä ja listattiin kehitysehdotukset prosessin kehittämiseksi ja automatisoimiseksi ohjelmistorobotiikan avulla. Ideaaliprosessi on aina samanlaisena toistuva prosessi, jossa ei ole ylimääräistä selvittelytyötä.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää ja kuvata toimeksiantajan nykyinen ostolaskuprosessi. Tavoitteena oli kehittää ostolaskuprosessia ja selvittää, millainen ohjelmistorobotiikan keinoin automatisoitavan prosessin tulisi olla. Kehittämistyössä mallinnettiin nykyinen ostolaskuprosessi ja etsittiin kehittämiskohteet prosessin sujuvoittamiseksi. Ostolaskuprosessi yhdenmukaistettiin ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa varten. Aihe on ajankohtainen ja hyödyllinen – ohjelmistorobotiikasta taloushallinnossa puhutaan paljon, ja sitä hyödynnetään kaikissa taloushallinnon prosesseissa.
Työn tietoperusta koostui taloushallinnon prosesseista, prosessien kehittämisestä ja kuvaamisesta. Näiden lisäksi tietoperustassa käsiteltiin myös ohjelmistorobotiikan, automaation ja tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuuksia taloushallinnon prosesseissa.
Lähestymistapana työssä käytettiin laadullista tapaustutkimusta, jossa on toimintatutkimuksen piirteitä. Aineistonkeruumenetelmänä olivat haastattelut ja ostolaskuprosessin havainnointi. Kehittämismenetelmänä käytettiin yhteisöllisiä ideointimenetelmiä. Havainnointia tehtiin yrityksessä ja Teams-ympäristössä. Havaintomateriaalin perusteella tunnistettiin käsittelyltään neljä erilaista ostolaskutyyppiä. Laskun käsittelyn vaiheet kuvattiin kaavioilla prosessien ongelmakohtien havainnollistamiseksi ja tarkasteltiin havaintoja Lean-ajatteluun perustuvan seitsemän erilaisen hukan kautta. Mallintamisen jälkeen ostolaskuprosessia kehitettiin yhteisöllisillä ideointimenetelmillä ja listattiin kehitysehdotukset prosessin kehittämiseksi ja automatisoimiseksi ohjelmistorobotiikan avulla. Ideaaliprosessi on aina samanlaisena toistuva prosessi, jossa ei ole ylimääräistä selvittelytyötä.