Toimintojen välisen viestinnän voimistaminen päätöksenteon ilmiöitä huomioon ottaen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten toimintojen välistä viestintää voitaisiin voimistaa nykytilanteesta päätöksenteon ilmiöitä huomioon ottaen Suomen Punaisen Ristin Veripalvelussa. Teoreettisessa viitekehyksessä esitellään sisäisen viestinnän sekä tähän opinnäytetyöhön liittyviä päätöksenteon ilmiöitä. Sisäisessä viestinnässä tärkeässä roolissa on viestintäyksikön, esihenkilöiden ja johtajien lisäksi jokainen organisaation työntekijä. Sisäisessä viestinnässä on paljon haasteita ja sisäisen viestinnän suunnittelun tulisi olla tavoitteellista ja pitkäjänteistä. Päätöksenteon ilmiöistä esitellään nopean ja hitaan ajattelun mallia, saatavuusheuristiikkaa, status quota sekä kehystysvaikutusta. Heuristiikkoihin vahvasti pohjautuvia Robert Cialdinin esittelemiä vaikuttamisen keinoja voidaan hyödyntää ja valintamuotoiluun kuuluvan tuuppauksen avulla taas pyritään toivottuun lopputulokseen päätöksenteon ympäristössä jo olemassa olevia vaihtoehtoja pois rajaamatta.

Toimintojen välistä viestintää ja sen voimistamisen keinoja selvitettiin tapaustutkimuksena laadullisella tutkimusotteella. Aineiston keruumenetelmänä toimivat teemahaastattelut. Haastattelurunko muodostettiin kolmesta teemasta: viestijänä työyhteisössä, viestiminen toimintojen välillä sekä viestimislaadun vaikutus omaan työhön. Haastatteluun valittiin kymmenen henkilöä, jotka viestivät säännöllisesti organisaatiossa oman toiminnon lisäksi myös muiden toimintojen kanssa. Haastattelut toteutettiin vuoden 2023 maalis-huhtikuun vaihteessa kahden viikon sisällä Teams-videopuheluiden avulla.

Haastatteluaineistosta korostui organisaation sisäisen viestinnän nykytilanteen sähköpostin suuri rooli, läsnätyön merkitys sekä kasvokkaisviestinnän edut ja kirjallisen viestinnän haasteet. Myös viestinnän määrä sekä se, kuinka hyvin kollegan tuntee, vaikutti viestintään, ja nostettiin esiin omina teemoinaan tuloksissa. Toimintojen välisen viestinnän voimistamisesta nousi aineistosta esiin kuusi teemaa. Yksilön vastuu ja rooli sekä toimintojen ajankohtaisilla kuulumisella uutisointi ilmenivät keinoiksi, joita puolet haastattelevista nosti esiin. Hyvät viestintätavat nivoutui omaksi teemaksi, jonka jokainen kymmenestä haastateltavasta mainitsi. Kyseisen teeman alle kuului sekä vuorovaikutukseen että kirjallisen viestinnän käytäntöihin liittyviä toiveita.

Toimintojen välistä viestintää voidaan voimistaa korostamalla yksilön roolin tärkeyttä viestimisessä sekä nostamalla toimintoja säännöllisesti esiin, tiedostamalla esiin nousseissa teemoissa mm. saatavuusheuristiikan alle sijoittuvat ajatusvinoumat sekä kehystysvaikutus. Lisäksi hyödyntämällä vaikuttamisen ja valintamuotoilun keinoja, kehitysehdotusten läpiviemiseen, voidaan voimistaa toimintojen välistä viestintää. Tässä opinnäytetyössä kehitysehdotuksiksi esitettiin säännöllisiä toimintojen uutiskirjeitä, toimintojen välisten yhteyksien visualisointia sekä Teamsin käyttöasteen parantamista ja hyödyntämistä entistä enemmän myös epävirallisempaan yhteydenpitoon.