Tietojärjestelmien kehittäminen liiketoimintaprosessien avulla

Abstract

Opinnäytetyö on kehittämistehtävä, jonka tarkoituksena on antaa toimeksiantajayritykselle lähtökohdat tietojärjestelmien kehitystyölle. Työn tavoitteena on luoda tietojärjestelmiin liittyvien prosessien tavoitetilan kuvaus, jonka pohjalta yritys voi lähteä kehittämään tietojärjestelmiään. Yrityksen tavoitteena on saada tietojärjestelmistä paremmin sen nykyistä toimintaa palvelevat. Toimeksiantajayrityksellä on ollut tarve tietojärjestelmien kehittämiseen jo aiemmin, mutta vasta meneillään oleva yritysjärjestely teki sen ajankohtaiseksi. Kehitettävinä tietojärjestelminä ovat asiakkuudenhallinta-, laskutus-, sekä tuntien seuranta -järjestelmät. Tärkeimmäksi prosessiksi muodostui myyntiprosessi, jonka tavoitetila työssä kuvattiin kaikkien kolmen järjestelmän kannalta. Tavoitetilalla tarkoitetaan tilaa järjestelmien kehitystyön jälkeen. Tietoperustana tässä työssä ovat teoriat liiketoimintaprosesseista sekä prosessijohtamisesta, tietojärjestelmien merkityksestä liiketoiminnalle sekä teoria tietojärjestelmien kehittämisestä. Tietojärjestelmien kehittämistä tulee tehdä prosessilähtöisesti, jotta tietojärjestelmistä saadaan parhaiten liiketoimintaa palveleva kokonaisuus. Kehittämistehtävän pohjana käytettiin tietojärjestelmiin liittyvien prosessien ja tietojärjestelmien nykytilaa sekä yrityksessä jo ilmenneitä kehitystavoitteita järjestelmille. Tiedot koottiin haastattelujen avulla. Näiden tietojen pohjalta muodostettiin myyntiprosessin tavoitetilan kuvaus, tietovirtakaavio kolmen järjestelmän välille, sekä listattiin laskutus- ja tuntien seuranta -järjestelmän kehitystavoitteita. Opinnäytetyöstä rajattiin pois yrityksen muiden liiketoimintaprosessien tutkiminen ja työssä tutkittiin vain järjestelmiin liittyviä prosesseja. Myöskään tietojärjestelmien tekniseen puoleen ei puututtu, koska yritys tekee varsinaisen kehitystyön itse. Jatkossa yrityksen kannattaisi tutkia liiketoimintaprosessinsa, jotta liiketoimintaa pystyttäisiin kehittämään tavoitteellisesti. Prosessien tunnistaminen auttaa tunnistamaan toiminnan kehityskohteet ja helpottaa työn suorittamista niin yksilötasolla kuin koko yrityksen näkökulmasta. Yrityksen tietojärjestelmien kehittämisen tavoitteena on poistaa päällekkäistä työtä lisäämällä järjestelmien yhteensopivuutta. Järjestelmien automaatio tulee tehostamaan ajankäyttöä ja kehittämisellä parannetaan myös raportointia ja käytettävyyttä. Johtopäätöksenä voidaan sanoa, että tietojärjestelmien kehittäminen tulee tehdä prosessilähtöisesti, jotta kehitystyön tarkoitus toteutuisi. Tietojärjestelmät ovat nykyään iso osa liiketoiminnan toteuttamista, joten on tärkeää, että järjestelmien kehittäminen toteutetaan oikeista lähtökohdista.

This Bachelor’s Thesis is a development task the purpose of which is to give the client company the basis for developing the information systems. The objective of the thesis is to create a description of the target state of the processes related to the information system. On the basis of this thesis, the client company can start the development work. The aim is to make information systems to serve the current business operations better. The information systems under development are Customer Relationship Management system, invoicing system and work time monitoring system. The sales process turned out to be the most important process and the target state is described from the view point of all three systems. The theoretical background consists of the theory of business processes and business process management, the theory of the importance of the information systems for the business, and the theory of information systems development. In order to best support the business operations developing the information systems should be based on the business processes. The starting points for this development task were the current state of the processes related to the information systems, and the current state of the information systems. In addition, the development targets which already existed were used as the basis for the task. The information was collected with interviews. All the information gathered served as a basis for the target state, data flow chart between the three systems and the development targets for the systems. This thesis does not include studying other business processes of the company, but focused solely on information systems related processes. In the future the company should study its business processes in order to develop the business in a target oriented manner. Identifying the processes helps to specify the targets for the development. It also helps performing the work at the individual level and also from the view point of the company. Development goal for the company is to reduce the amount of overlapping work by improving the compatibility of systems. Moreover, development will improve the reporting and usability. In conclusion, information systems should be developed by the means of processes so that the purpose of the development work would be carried out as planned. The information technology has an important role in business nowadays and, therefore, it is important that the development of the technology is based on the right starting points.