Instructions for global logistics: Logistic process integration during acquisition and merger

Abstract

Acquisitions and mergers are commonly used ways for companies to grow quickly. But according to several recent studies around half of them fail. An unsuccessful integration is one of the most common reasons for failing. The subject of this development work was to create instructions for the case company’s organization called Global Logistics about how a logistic process integration should be done after the acquisitions and mergers. The case company had experience from one acquisition. During an integration phase it was noticed that the case company did not have the instructions about how the integration should have be done. However, the strategy of the case company included a possibility for new acquisitions.

The integration is a challenging work and its execution need to be planned case by case. The purpose of this development work was to create the instructions from the logistic process integration point of view. The purpose of them is to ease the logistic process integrations and the integration project management. The instructions can not be used as such in the every integration case but those can be applied case by case. When applicable, the instructions can also be used when making decisions about the logistic processes and the distribution models of the new products. The development work answers to following questions: 1. What kinds of issues should be taken into account when making the decisions about the logistic process integrations? 2. What are the most common mistakes made in an acquisition process? 3. What kinds of issues should be taken into account in the integration projects?

This development work was executed by using the approach of the action research. As a result it was created the separate instructions to the Global Logistics organization and this report to answer to all the questions given to this development work. The lessons learned from the case company’s previous integration project created the base of the instructions and a theoretical context was based to the material related to acquisitions and mergers and to a change and project management. The successful integration requires an appropriate strategy and integration level, a good planning, resources and a strictly defined scope. A good communication and well motivated and committed employees are also needed. As a future action it was recommended that the case company would make the same kinds of integration instructions but from the personnel or communication point of view.

Useat yritykset ovat tehneet yrityskauppoja ja fuusioita tavoitteenaan kasvaa nopeasti. Kuitenkin jopa yli puolet niistä epäonnistuu. Puutteellisesti tehty integrointi on yksi epäonnistumisen yleisimmistä syistä. Tämän kehittämistehtävän aiheena oli luoda ohjeet asiakasyrityksen Global Logistics – nimiselle organisaatiolle siitä, miten logistiset prosessit pitäisi yhdistää yritysostojen ja fuusioiden aikana. Asiakasyrityksellä oli aikaisempaa kokemusta yhdestä yritysostosta, jonka integrointivaiheen yhteydessä huomattiin, ettei yhdistämisen tekemiseen ollut ohjeita. Asiakasyrityksen strategia sisälsi kuitenkin mahdollisuuden uusista yrityskaupoista.

Yritysten yhdistäminen on haastavaa ja sen toteutus täytyy suunnitella tapaus kerrallaan. Tämän kehittämistehtävän tavoitteena oli luoda integrointiohjeet logististen prosessien yhdistämisen näkökulmasta. Ohjeita ei voi käyttää sellaisenaan kaikissa yhdistämistilanteissa, vaan niitä tulee soveltaa tapauskohtaisesti. Niiden tarkoitus on helpottaa logististen prosessien yhdistämistä ja integrointiprojektien vetämistä. Niitä voidaan käyttää soveltuvin osin myös päätettäessä uusien tuotteiden logistisista prosesseista. Kehittämistehtävä vastaa seuraaviin kysymyksiin: 1. Millaisia asioita tulee huomioida kun tehdään päätöksiä logististen prosessien integroinnista? 2. Mitkä ovat yleisimmät virheet? 3. Millaisia asioita tulisi huomioida integrointiprojekteissa?

Kehittämistehtävä toteutettiin toimintatutkimuksen lähestymistapaa noudattaen. Tuloksena oli erillinen, hyvin käytännönläheinen ohje asiakasorganisaatiolle sekä tämä raportti, joka vastaa kehittämistehtävälle annettuihin kysymyksiin. Ohjeiden perustan loi asiakasyrityksen aikaisemmassa projektissa opitut asiat ja teoreettisena tietoperustana käytettiin yrityskauppoihin ja fuusioihin sekä muutos- ja projektijohtamiseen liittyvää materiaalia. Integrointi tulee nähdä osana yrityskaupan prosessia ja sen suunnittelu tulee aloittaa jo ennen kaupanvahvistamista. Koko integroinnin perusta on strategian ja integrointiasteen valinnassa, hyvässä suunnittelussa, riittävissä resursseissa ja tavoitteen tarkassa määrittelyssä. Lisäksi vaaditaan hyvää kommunikointia ja henkilöstön sitouttamista ja motivointia. Jatkotoimenpiteenä asiakasyritykselle suositellaankin vastaavanlaisen integrointiohjeen tekemistä henkilöstön tai kommunikoinnin näkökulmasta.