Workflow analysis of invoicing process for Mitta Oy

Abstract

Business Processes can be described as a series of activities which utilize the resources of the company for performing certain activities in order to keep the company's business running. Business Process improvement projects are conducted for accomplishing better economical competence from streamlining the current processes by making them more efficient and effective, thus consuming less resources and also improving the quality of the final product.

The effectiveness of a Business Process may improve customer satisfaction by adding more value to the finished product or service and by making the current Business Process more efficient it may reduce the amount of resources needed for accomplishing the desired result. This Bachelor's Thesis applies the approach of Workflow Modelling by Alec Sharp and Patrick McDermott for creating the guideline of the improvement project.

The emphasis of this thesis is placed on the invoicing process of the Commissioner Company (Mitta Oy). The process consists of transferring the working hours of a measuring engineer to the final invoice which is then being sent to the client. The goal of this thesis is to gather the needed information about the current invoicing process by interviewing the functional area representatives of the Commissioner Company for pinpointing the possible problem areas and reporting them to the Commissioner Company for further consideration. The main reason for conducting this thesis is due to the rapid growth within the Commissioner Company during years 2000-2010, the information systems which support the key Business Processes have not been developing correspondingly which has caused some slight problems with some areas of Commissioner Company’s everyday activities.

Liiketoimintaprosesseilla tarkoitetaan yrityksessä suoritettavia toistuvia liiketapahtumia, joiden tarkoitus on pitää yrityksen liiketoimintoja käynnissä hyödyntämällä yrityksen resursseja. Koska liiketoimintaprosesseja voidaan parantaa tekemällä niistä entistä tehokkaampia sekä sisäisesti että ulkoisesti mitattuna, liiketoimintaprosessin parantamisprojektilla voidaan saavuttaa merkittäviä parannuksia yrityksen päivittäisiin toimintoihin laadulliselta ja taloudelliselta näkökannalta tarkasteltuna.

Liiketoimintaprosessien optimoinnilla voidaan esimerkiksi parantaa asiakastyytyväisyyttä nostamalla tilatun tuotteen tai asiakkaaseen kohdistuvan palvelun laatua. Liiketoiminnan tehokkuuden lisäämisellä voidaan yleensä vähentää toivotun lopputuloksen saavuttamiseksi vaadittavia resursseja. Tämä opinnäytetyö hyödyntää lähestymistapanaan pienille ja keskisuurille yrityksille suunnattua Workflow Management -menetelmää jonka ovat kehittäneet Alec Sharp ja Patrick McDermott.

Opinnäytetyön painopiste on asiakasyrityksen kuukausittaisessa laskutusprosessissa, joka pitää sisällään asiakasyrityksen työntekijöiden työtuntien kirjaamisen ja asiakkaalle lähetettävän lopullisen laskun prosessoimisen. Opinnäytetyön tavoitteena on kerätä tarvittavat tiedot nykyisestä laskutusprosessista haastattelemalla asiakasyrityksen avainhenkilöitä, jotta valittu prosessi voidaan mallintaa visuaalisesti. Mallintamisella voidaan selvittää olemassa olevan prosessin mahdolliset ongelma-alueet, jotta ne voidaan raportoida yrityksen johdolle tarkempaa tarkastelua varten. Nykyisen laskutusprosessin ongelmat johtuvat pitkälti asiakasyrityksen voimakkaasta kasvusta vuosien 2000 ja 2010 välisenä aikana, jolloin keskeisiä liiketoimintaprosesseja tukevien tietojärjestelmien kehitys ei ole pysynyt asiakasyrityksen voimakkaan kasvun mukana.