Sähköisten ostolaskujen käsittelyn kehittäminen toimeksiantajayrityksessä

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee sähköistä ostolaskuprosessia sekä laskujen vastaanottamista sähköisenä. Nykyään taloushallinnon prosesseja automatisoidaan ja tehostetaan jatkuvasti kulujen säästämiseksi. Näin myös opinnäytetyön toimeksiantajayrityksessä, jossa on aloitettu vuonna 2010 e-laskuprojekti ostalaskujen sähköistämiseksi. Opinnäytetyö tehtiin toiminnallisena tutkimuksena suuren suomalaisen pörssiyrityksen toimeksiantamana.

Työllä pyrittiin edistämään meneillään olevaa e-laskuprojektia ja opinnäytetyön tavoitteita oli dokumentoida nykyhaasteet sekä antaa kehittämisehdotus toimenpiteistä, joilla sähköistymisastetta saadaan parhaiten kasvatettua. Konsernin Suomen yhtiöiden nykytilanteet sekä haasteet kartoitettiin ja yhteen yksittäiseen konserniyhtiöön syvennyttiin tarkemmin kehittämisehdotuksen antamiseksi. Nykytilanteen ja haasteiden kartoitettamisessa tutkimusmenetelminä käytettiin laadullisista menetelmistä haastatteluita sekä havainnointia.

Tietoperustassa määriteltiin sähköisen taloushallinnon prosesseja ja tarkasteltiin prosesseja teoreettisesta näkökulmasta. Tietoperustassa prosesseja lähdetään tarkastelemaan sähköisen taloushallinnon kautta ja syvennyteen lopuksi sähköiseen ostolaskuprosessiin. Tietoperustassa lähteinä on käytetty aikasemmin tutkittua tietoa kirjallisuudesta, lehdistä sekä internetissä.

Opinnäytetyön tuloksena saatiin dokumentoitua haasteet sekä annettiin kehittämisehdotus toimenpiteistä, joilla sähköistymisastetta saataisiin parhaiten kasvatettua. Kehittämisehdotus poikkeaa toimeksiantajayrityksen nykyisestä linjasta ja sen hyödyntäminen on riippuvainen yrityksen vaatimuksista. Keskeisimpänä muutoksena kehittämisehdotuksessa sähköinen postinjako, jonka avulla on mahdollista manuaalisesti siirtää laskut oikeisiin kanaviin. Suositellusta kokonaisvaltaisesta kehittämisehdotuksesta on myös mahdollista hyödyntää vain yksittäisiä osia.

The central themes of this thesis are electronic processing of purchase invoices and receiving purchase invoices in electronic form. In financial administration, processes are nowadays increasingly effective and automated. The client of the thesis started the project of electronic invoicing in the beginning of 2010 in order to receive invoices in electronic form. The thesis was made as a functional survey for a large Finnish exchange listed company.

The aim of the thesis was to promote the ongoing e-invoice project by docu-menting the challenges in the process and giving a proposal of how to advance the electrification of the process. The present state and the challenges of the consolidated corporation were determined so as to make suggestions about the measures to advance the electrification. The methods of survey were qualitative, and the data were collected with interviews and observation.

In the theory of the thesis, the processes in financial administration were discussed from a theoretical perspective. First, the processes were approached from the viewpoint of financial administration. Towards the end, the focus was concentrated on the e-invoice process itself. The background was collected from literature, journals, and the Internet.

As a result, the challenges that delay the development of electronic invoicing were defined, and a proposal of how to advance the electrification was given. The proposal are introduces measures that are best for promoting the development and eliminating problems. Methods of proposal are different from methods that are used now. The proposal includes creating an electronic inbox for all the invoices. The user can then manually distribute the invoices into appropriate locations in the system. The proposal can be used as such, or merely parts of it.