Tieto Hukassa: Hukka Oy:n sisäisen viestinnän kehitysehdotukset

Abstract

Sisäisen viestinnän merkityksen ymmärtäminen on lisääntynyt nykyajan työyhteisöissä. Myös tiedon määrä on lisääntynyt ja uusia teknologisia viestintäratkaisuja kehitetään jatkuvasti. Näin ollen sisäisen viestinnän ympäristöstä on tullut monimuotoisempi. Viestinnän prosessointi ja sen toimintojen tarkka suunnittelu ovat usein ratkaisu sisäisen viestinnän selkeyttämiselle. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii oululainen liikuntakeskus Hukka Oy, joka on havainnut tarvitsevansa selkeää toimintamallia sisäiselle viestinnälle.

Opinnäytetyön tavoitteena on parantaa sisäistä viestintää kehitysehdotusten kautta. Tietoperusta on keskittynyt sisäiseen viestintään, joka on osa yhteisöviestintää. Sisäisestä viestinnästä tulee pystyä määrittelemään muun muassa sen merkitys ja osa-alueet sekä nykyinen toimintatapa. Usein haasteina ovat viestintäkanavien toimivuus ja sisäisen viestinnän suunnittelu. Sisäinen viestintä tarvitsee oikeanlaista osaamista ja johtamista. Se on yksi liiketoiminnan osa-alue, jolla on suuri merkitys yrityksen toiminnassa.

Empiria muodostuu toteutetuista laadullisista tutkimuksista ja annetuista kehitysehdotuksista. Teemahaastattelujen avulla on kerätty oleellista tietoa sisäisestä viestinnästä yrityksen työyhteisön eri jäseniltä. Haastattelujen pohjalta selvisi, että viestinnällinen tieto voidaan jakaa kiireellisiin, ajankohtaisiin ja yleisiin asioihin. Tieto liikkuu horisontaalisesti ja vertikaalisesti läpi koko organisaation. Tärkeimmät viestintäkanavat ovat tiedotteet, sähköposti ja vastaanotto. Viestintäosaaminen ja tottumukset ovat tärkeimpiä tekijöitä viestintäkanavien käytössä.

Tulevaisuudessa vastaanotto toimii kontrollikeskuksena, josta tieto voidaan jalkauttaa muille yksiköille. Viikkopalaverin kautta ilmenneitä viestintäkanavia tulee karsia ja kehittää. Teknologiset viestintäkanavaratkaisut ovat yksi mahdollisuus viestinnän tehostamiseksi. Kehitysehdotuksista on tehty mahdollisimman käytännönläheisiä ja helposti hyödynnettäviä. Mahdollisia jatkotoimenpiteitä ovat sisäisen viestinnän mittaaminen ja seuranta.

This Bachelor’s thesis deals with developing internal corporate communications. Appreciation of the internal corporate communications has risen. Amount of information has increased and the technological communicational channels have developed. The environment of communication has become more multiform. Internal communications can be developed by processing communications and defining its activities. The assigner of the thesis is a sports centre Hukka Ltd in Oulu. The aim of the study was to define the explicit operations model for internal communications of the case company.

The study included a theory section and an empirical section that dealt with the case company. The theory section discussed with internal communications which is a part of corporate communications. The importance, fields and functions of internal communications have to be defined. The functionality of the communicational channels and planning internal communications are the most common difficulties. Internal communications is one business function which has a major importance in business. The study was based on qualitative methods. Theme interviews collected data from different kind of members of work community.

The interviews showed that the informations can be divided to urgent, current and general subjects. The information can be distributed horizontally or vertically through the organization. The most important communicational channels were reports, e-mails and reception. The answers indicated that the know-how and experience are crucial factors in using the communicational channels.

The reception will work as a centre of information. The information can be further shared. The communicational channels used in the weekly meetings have to be reduced and developed. Technological media solutions are one opportunity to improve communications. The development proposals are made to be practical and easy to utilize. Further measures are measuring and following up the internal communication.