Taloushallinnon ohjelmien käytettävyys: koulutuskuntayhtymät
Jääskelä, Taina (2012)
2012
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023101127247
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023101127247
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tarkastella taloushallinnon ohjelmien käytettävyyttä koulutuskuntayhtymien kannalta ja löytää keinoja miten käytännön työtä voitaisiin helpottaa. Opetushallituksen vuotuinen kustannusten tiedonkeruu on tärkeä osa koulutuskuntayhtymien taloushallintoa ja tämä tilasto asettaa suuret vaatimukset ohjelmistojen käytettävyydelle.
Tilastointi perustuu opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain ja vapaasta sivistystoimesta annetun lain pykäliin ja sen mukaan valtionosuuden saajan tulee ilmoittaa valtionapuviranomaiselle rahoituksen määräämiseksi tarvit- tavat tiedot toiminnastaan ja taloudestaan. Nykyisin kerätään vielä paljon tietoja manuaalisesti ja tätä tietojen keruuta pyritään automatisoimaan. Opinnäytetyössä on esimerkki yhden koulutuskuntayhtymän tavasta toteuttaa Opetushallituksen kustannusten tietojen keruu taloushallinnon ohjelmiston avulla.
Empiiriseen osuuteen kuuluu koulutuskuntayhtymien taloushallinnon esittely sekä koulutuskuntayhtymien kirjanpitoon liittyvä lainsäädäntö ja ohjeistus. Lisäksi kerrotaan koulutuskuntayhtymien erityispiirteistä sekä arvonlisäverosta pääpiirteittäin. Luodaan katsaus verkkolaskujen tämän hetken tilanteeseen joka on tärkeä osa sähköistä ja automaattista taloushallinintoa. Lisäksi kerrotaan kahden taloushallinnon ohjelmistotalon koulutuskuntayhtymille tarjoamista ohjelmista ja niiden ominaisuuksista.
Viitekehyksenä ja teoreettisena pohjana on ollut Turkka Keinosen kirjoitukset käytettävyyden eri teorioista jonka pohjalta on laadittu kyselylomake. Kyselylomakkeen avulla on suoritettu tutkimus ohjelmien käytettävyydestä ja kerrotaan saaduista tuloksista sekä käyttäjien kokemuksista. Tutkimuksen tavoitteena oli antaa lomakepohja avuksi uutta taloushallinnon ohjelmaa harkitseville ja auttaa näin ohjelmistojen valinnassa sekä tuoda esille mahdollisia muutos tai ongelmakohtia.
Tutkimus osoitti, että käyttäjien kokemukset ovat erilaisia samastakin ohjelmasta. Käyttäjän historia, ohjelmistojen käyttöaika sekä koulutus ovat avainasemassa puhuttaessa ohjelmistojen käytettävyydestä. Keinosen kirjoitukset käytettävyyden teorioista tuli myös siihen tulokseen että eri ihmiset kokevat saman ohjelman eri tavalla ja käyttävyyteen vaikuttaa monet erilaiset seikat. he purpose of this study was to examine the usability of financial management programmes from the viewpoint of educational federations of municipalities, and to find ways of how the practical work could be facilitated. The Finnish National Board of Education (FNBE) annually collects information on costs, which is an important part of the financial management in educational federations. These statistics require much from the usability of software.
The statistics are based on the Acts on the financing of education and culture, and liberal education. Depending on the state, the recipients of state subsidy must notify the state finance authority of their activities and finances. This information is necessary for imposing the financing. Today, still a lot of data is collected manually, and this survey aims to automate the process. This study includes an example of how one educational federation carried out the data collection of the FNBE costs by using financial management software.
The empirical part comprises the presentation of financial management in educational federations as well as legislation and guidelines on the accounting of educational federations. In addition, the specific characteristics of educational federations as well as main features of value added tax are discussed. An overview is provided of the current situation of e-invoices which form an important part of electronic and automated financial management. Moreover, there is a report of programmes and their qualities offered to the educational federation by two software houses specialized in financial management.
The theoretical framework and theoretical basis rely on the writings of Turkka Keinonen on the various theories of usability which also created the basis for compiling the questionnaire. This questionnaire was used for carrying out the study on software usability. It gives information on the results and user experiences. The aim was to provide a template for those considering of purchasing a new financial management programme and thus help in selecting the software and highlighting possible changes or problems.
The study showed that users' experiences of one and the same programme are different. The history of the user, the operational lifetime of the software, and training play a key role when talking about software usability. Keinonen`s writings of usability theories also came to the conclusion that different people experience the same programme in different ways and usability is influenced by many different factors.
Tilastointi perustuu opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain ja vapaasta sivistystoimesta annetun lain pykäliin ja sen mukaan valtionosuuden saajan tulee ilmoittaa valtionapuviranomaiselle rahoituksen määräämiseksi tarvit- tavat tiedot toiminnastaan ja taloudestaan. Nykyisin kerätään vielä paljon tietoja manuaalisesti ja tätä tietojen keruuta pyritään automatisoimaan. Opinnäytetyössä on esimerkki yhden koulutuskuntayhtymän tavasta toteuttaa Opetushallituksen kustannusten tietojen keruu taloushallinnon ohjelmiston avulla.
Empiiriseen osuuteen kuuluu koulutuskuntayhtymien taloushallinnon esittely sekä koulutuskuntayhtymien kirjanpitoon liittyvä lainsäädäntö ja ohjeistus. Lisäksi kerrotaan koulutuskuntayhtymien erityispiirteistä sekä arvonlisäverosta pääpiirteittäin. Luodaan katsaus verkkolaskujen tämän hetken tilanteeseen joka on tärkeä osa sähköistä ja automaattista taloushallinintoa. Lisäksi kerrotaan kahden taloushallinnon ohjelmistotalon koulutuskuntayhtymille tarjoamista ohjelmista ja niiden ominaisuuksista.
Viitekehyksenä ja teoreettisena pohjana on ollut Turkka Keinosen kirjoitukset käytettävyyden eri teorioista jonka pohjalta on laadittu kyselylomake. Kyselylomakkeen avulla on suoritettu tutkimus ohjelmien käytettävyydestä ja kerrotaan saaduista tuloksista sekä käyttäjien kokemuksista. Tutkimuksen tavoitteena oli antaa lomakepohja avuksi uutta taloushallinnon ohjelmaa harkitseville ja auttaa näin ohjelmistojen valinnassa sekä tuoda esille mahdollisia muutos tai ongelmakohtia.
Tutkimus osoitti, että käyttäjien kokemukset ovat erilaisia samastakin ohjelmasta. Käyttäjän historia, ohjelmistojen käyttöaika sekä koulutus ovat avainasemassa puhuttaessa ohjelmistojen käytettävyydestä. Keinosen kirjoitukset käytettävyyden teorioista tuli myös siihen tulokseen että eri ihmiset kokevat saman ohjelman eri tavalla ja käyttävyyteen vaikuttaa monet erilaiset seikat.
The statistics are based on the Acts on the financing of education and culture, and liberal education. Depending on the state, the recipients of state subsidy must notify the state finance authority of their activities and finances. This information is necessary for imposing the financing. Today, still a lot of data is collected manually, and this survey aims to automate the process. This study includes an example of how one educational federation carried out the data collection of the FNBE costs by using financial management software.
The empirical part comprises the presentation of financial management in educational federations as well as legislation and guidelines on the accounting of educational federations. In addition, the specific characteristics of educational federations as well as main features of value added tax are discussed. An overview is provided of the current situation of e-invoices which form an important part of electronic and automated financial management. Moreover, there is a report of programmes and their qualities offered to the educational federation by two software houses specialized in financial management.
The theoretical framework and theoretical basis rely on the writings of Turkka Keinonen on the various theories of usability which also created the basis for compiling the questionnaire. This questionnaire was used for carrying out the study on software usability. It gives information on the results and user experiences. The aim was to provide a template for those considering of purchasing a new financial management programme and thus help in selecting the software and highlighting possible changes or problems.
The study showed that users' experiences of one and the same programme are different. The history of the user, the operational lifetime of the software, and training play a key role when talking about software usability. Keinonen`s writings of usability theories also came to the conclusion that different people experience the same programme in different ways and usability is influenced by many different factors.