Opas asiakkaan sähköisten ostolaskujen kierrätykseen tilitoimistossa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia sähköistä ostolaskujen käsittelyprosessia. Toimeksiantaja on Oulussa toimiva Tilitoimisto Mandaatti, joka tarjoaa uutena palveluna asiakkailleen sähköistä ostolaskujen kierrätystä. Tavoitteena oli laatia opas tilitoimiston kirjanpitäjien käyttöön asiakkaan sähköisten ostolaskujen kierrätyksestä ja selventää siihen läheisesti liittyviä käsitteitä. Aihe on tarvelähtöinen ja opas tulee Tilitoimisto Mandaatin kirjanpitäjien käyttöön heti valmistuttuaan. Tietoperustassa käsitellään sähköistä ostolaskun kierrätystä ja ostolaskun käsittelyä tilitoimistossa, käydään tarkemmin läpi tositteelle asetettuja lakien sisältövaatimuksia sekä eri sähköisten ostolaskujen muodot. Lisäksi tarkastellaan paperisen ja sähköisen ostolaskun prosesseja ja vertaillaan niitä. Tietoperusta on koottu lähdekirjallisuudesta, artikkeleista ja haastatteluista. Työssä on käytetty laadullista tutkimusmenetelmää, joka pohjautuu tutkijan havainnointiin, kirjanpitäjien haastatteluihin sekä heidän muistiinpanoihinsa. Toiminnallisen opinnäytetyön tuloksena valmistui opas kirjanpitäjille asiakkaan sähköisen ostolaskujen kierrätyksen perustamiseen ja ylläpitoon Fivaldi® - ohjelmasovelluksella. Mahdollisia ohjelmamuutoksia varten, opas on myös sähköisessä muodossa. Johtopäätöksissä on tehty SWOT -analyysi toiminnon pohdintaa varten

The objective of this thesis was to examine electronic processing of invoices as a process. The topic of this thesis was commissioned by Tilitoimisto Mandaatti, accountancy firm in Oulu. As a new service for the customers the company offers electronic processing of invoices. The aim of the thesis was to draw up a manual of electronic processing of customer invoices for the bookkeepers at the accounting firm and to clarify terms which were closely connected to the issue. The topic of the thesis was needs - oriented and the manual will be implemented in Tilitoimisto Mandaatti as soon as it will be ready. The theoretical background dealt with electronically processing of invoice and how purchase invoices was managed in accountancy firm. Furthermore, the theory dealt with the requirements for the voucher according to laws as well as the various forms of electronic invoices. In addition, paper and electronic purchase invoice processes were compared them. Theoretical background was based on source literature, articles and interviews. The research method applied in this thesis was qualitative and it was based on the researcher’s observation, bookkeeper’s interviews and their written notes. A guidebook of electronic processing of customer invoices for the bookkeepers was the output of this project-based thesis. The manual consist both of commissioning and maintenance with Fivaldi® -software application. For the possible software changes the manual is also in an electronic format. In the conclusions the SWOT –analysis was conducted for reflective purposes.