Raportoinnista tiedolla johtamiseen: johtamista ja päätöksentekoa palvelevan tiedon tuotannon ja hallinnan kehittäminen Kuusamon kaupungin perusturvan toimialalla

Abstract

Kuusamon kaupunkiorganisaatiossa perusturvan toimialan tehtävä on varmistaa toimivat sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut kuusamolaisille ja matkailijoille. Johtamisen ja päätöksenteon näkökulmasta nämä edellyttävät tietoa palveluiden tilanteesta, palvelut tuottavan henkilöstön tilasta, taloudesta, asiakkaiden hyvinvoinnista ja tarpeista sekä toiminnan vaikuttavuudesta ja laadusta.

Kehittämistyön tavoitteena on ollut tuottaa tiedon tuotantoon ja hallintaan parannus, joka hyödyttää toimialaa johtavan perusturvalautakunnan, toimiala- ja tulosalue- sekä tulosyksikköjohdon johtamistyötä. Kehittämistyössä on luotu suunnitelma tiedon tuotannon ja hallinnan toimintamallista, jossa on huomioitu toimialalla käytössä olevien sosiaali- ja terveyspalvelujen laatuohjelman (SHQS) vaatimukset ja tasapainotetun johtamismallin (balanced scorecard, BSC) näkökulmat. Toimintamalli systematisoi tiedonkeruuta, kehittää raportointia ja tuottaa ajantasaista tietoa strategiseen suunnitteluun, toiminnan ja talouden ohjaukseen sekä operatiiviseen valvontaan, joiden edellyttämä tietoaines, tietotuotteet ja –palvelut sekä tiedon esitystavat on määritelty mallissa.

Työ on ollut käytännönläheistä tutkimusavusteista kehittämistyötä. Tutkimuksellinen osuus on perustunut tiedonhallintaa, strategista tietojohtamista sekä kunnnallista organisaatiota koskevaan kirjallisuuteen, toimialan tiedon tuotannon ja hallinnan nykytilaselvitykseen sekä johtamisen ja päätöksenteon tietotarpeita kartoittaneeseen kyselyyn. Kyselyn ja valtakunnallisessa KuntaIT:n toiminnan ja talouden tietojohtamisen (TotIT) hankkeessa toteutetun johdon tietotarvekartoituksen tulosten perusteella on määritelty eri johtamistasojen tietotarpeet. Niiden perusteella luodaan käyttäjäryhmäkohtaiset tietoprofiilit sekä kehitetään uusia raporttituotteita tiedon parempaa kohdentamista varten ja turhan tiedonkeruun välttämiseksi.

Yhä useampi organisaatio hankkii tiedonhallintaa tukevan tietojärjestelmän tiedon kokoamiseksi eri järjestelmistä toiminnan tueksi ja informaatio-ohjauksen päivittäiseksi työvälineeksi. Johtamista ja päätöksentekoa palvelevien tietotarpeiden selvitystyö ja opinnäytetyön tietoperusta antavat käytännön ja tutkimustietoa raportoinnin edelleen kehittämiseen tietojohtamisen suuntaan sekä johtamistyötä tukevan tietojärjestelmän kehittämiseen. Toimialan käynnissä olevaan strategiatyöhön opinnäytetyö antaa tietoperustaa tunnuslukujen kehittämiseen toiminnan suunnittelua, arviointia, seurantaa ja kehittämistä varten.

The target organization of this thesis is responsible to arrange social and health services to the citizens and tourists of Kuusamo town. From the point of view of managing, leading and decision-making this causes needs of information concerning services, the personnel who produces them, budget figures, welfare and needs of customers, effectiveness and quality of services.

The purpose of this thesis was to make an improvement in producing and managing information, that the committee for social services and health and the directors and superiors of the target organization need in their managing and leading tasks. During the development process a model of producing and managing information was created to systemize data acquisition, to develope reporting and to produce real time information for strategic managing, financial and operative planning and monitoring the operations. The strategic managing in the target organization is based on the social health quality system (SHQS) and the balanced scorecard (BSC), the demands and aspects of which have been taken into account while developing the model.

The development task has been practical, research-assisted developing based on litterature and the information needs, which were charted by an inquiry, and also on the analysis of the present situation in the target organization’s information management. The information needs in different levels of managing have been defined according to the results of the inquiry and the results of management information needs in municipal organizations that has been produced in the nationwide project of knowledge management. The profiles of information in different levels of mana-ging will be created based on those results.

More and more organizations will acquire today management information system for collecting data from different information systems to support operations and managing with the assistance of information. The inquiry concerning information needs and the theoretical background of the thesis give information to develop information management towards knowledge management in the target organization. Furthermore the theoretical background consists information, that can be exploited in the on-going strategy process of the target organization in defining indicators for planning, evaluation, monitoring and developing.