Kongressi 2012 -messut

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli osallistua Kongressi 2012- messuille. Messut järjestettiin Helsingin Finlandia- talolla 18–19.4.2012. Kongressi- messut on tapahtuma-alan ammattilaisille tarkoitettu vuosittainen tapahtuma. Tähän kuuluu yritystilaisuudet ja – tapahtumat, sekä kokoukset ja kongressit. Messut oli tarkoitettu ainoastaan kutsuvieraille, jotka olivat alan ammattilaisia. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli yhteismarkkinointiyritys Oulun Matkailu Oy, joka oli yksi messujen näytteilleasettajista.

Työ tehtiin toiminnallisena opinnäytetyönä. Tämän opinnäytetyön tarkoituksen oli tutkia toiminnallisesti tapahtumaprojektin vaiheita, sekä niiden ongelmia ja onnistumisia. Opinnäytetyössä käsitellään tapahtuman suunnittelua, toteutusta, sekä päätöstä ja seurantaa tietoperustan ja käytännön pohjalta. Tärkeimpinä lähteinä käytettiin erilaisia oppaita tapahtuman suunnittelusta, sekä projektien toteuttamisesta. Työ kirjoitettiin vetoketjutekniikalla, jossa tietoperustaa ja käytäntöä kuvataan rinnatusten.

Opinnäytetyön pääkehittämistehtävänä oli osallistua onnistuneesti näytteilleasettajana Kongressi 2012- messuille. Alakehittämistehtäviä oli kolme ja ne tukivat päätehtävää. Ne olivat tapahtuman suunnittelun, toteutuksen, sekä päätöksen ja seurannan toteuttaminen onnistuneesti. Tapahtuman järjestämistä käsiteltiin projektina.

Kongressi 2012- messuille osallistumisen myötä havaittiin, että tapahtuman suunnitteluun tulee varata suuri määrä aikaa ja järjestelyt on aloitettava hyvissä ajoin. Toteutuksesta on myös hyvä muistaa se, että tapahtuman järjestelyjä varten tulee nimittää projektipäällikkö, joka on vastuussa tapahtuman onnistumisesta. Jatkossa tapahtumien suunnitteluun tulisi käyttää enemmän aikaa. Myös todellisen projektiorganisaation kokoaminen ja henkilöiden perehdyttäminen on oleellista.