Taloushallintoprosessien kehittämisprojekti

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana oli oululainen videoneuvottelualan yritys. Lähtökohtana opinnäytetyölle oli tarve taloushallinnon prosessien kehittämiselle, päällekkäisen työn vähentämiselle sekä manuaalisten virheiden minimoimiselle. Uuden järjestelmän käyttöönotolla ja ostoreskontran kotiuttamisella pyrittiin vähentämään yrityksen olemassa olevia järjestelmiä, joiden käyttäminen ja hallinta aiheutti päällekkäisiä työvaiheita. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvata taloushallinnon prosessien nykytila ja kehittää myynti- ja ostoreskontraa sekä varastokirjanpidon kirjauksiin liittyviä käytäntöjä. Kehittämisprojektin tavoitteena oli taloushallinnon prosessien nykytila-analyysi ja uudelleenmäärittely kontrollien avulla. Kontrollit ovat omia prosessejaan, joiden tehtävä on mitata toimintojen vaikuttavuutta ja tehokkuutta, raportoinnin luotettavuutta sekä yksikköön kohdistuvien lakien ja määräysten noudattamista. Tutkimusmenetelmänä käytettiin konstruktiivista tutkimusotetta, sillä tavoitteena oli kehittää ratkaisu käytännössä havaittuun ongelmaan. Teoreettinen viitekehys muodostui taloushallinnon prosessien korjaamisesta ja siirtämisestä uuteen järjestelmään. Työskentelymenetelmänä työelämässä käytettiin projektityöskentelyä. Tiedonhankinnassa käytettiin aivoriihityöskentelyä, omaa käytännön kokemusta sekä projektitapaamisia. Työelämän kehittämisprojekti ja uuden ohjelmiston käyttöönotto viivästyivät, eikä valmistunut opinnäytetyöprosessin aikana. Ulkoistettu ostoreskontra ja kirjanpito tullaan kotiuttamaan vuoden 2013 aikana. Opinnäytetyön kirjoitustapana käytettiin vetoketjumallilla, jossa tietoperusta, empiria ja tulokset kulkevat rinnakkain läpi tekstin. Kohdeyrityksen seuraavan projektin tulisi kerätä osto- ja myyntireskontran historiatiedot samaan tietokantaa, jotta raportointi ja laskelmat helpottuisivat jatkossa. Ydinprosesseilla tulisi olla myös nimetyt vastuuhenkilöt, jotka raportoivat tarvittaessa sidosryhmille muutoksista.

The commissioner of this thesis was videoconferencing company from Oulu. There was need to develop financial management processes, to reduce duplication of work and minimize manual errors. The introduction of the new system and readmissioning accounts payable was intended to reduce the company’s existing softwaresystems, which caused overlapping phases in operation and control.

Purpose of this study was to describe the current state of financial management processes and to develop sales- and accounts payable as well as to develop inventory accounting practices. The development objective of the project was the analysis of the current state of financial management processes and the redefinition of the controls. Controls have their own processes, the role of which is to measure the effectiveness and efficiency of operations, reliability of reporting, as well as the unit against the laws and regulations.

Constructive research method was implemented, since the objective was to develop a practical solution to the existing problem. The theoretical framework consisted of repairing the financial management processes, and the transfer to the new system.

As a working technique, projectwork was used. Data produced for the study in question included brainstorming, own practical experience as well as project meetings. Workplace Development Project and the new software deployment were delayed and not completed in this process. Outsourced Accounts Payable and accounts will be demobilized in 2013. The writing style of this thesis was the zipper model where a theoretical foundation, empirical, and results go hand in hand throughout the text.

Company’s next project should involve collecting purchase and sales ledger history data to common database, in order to facilitate the reporting and statements in the future. There should also be one or more responsible person to be in charge of all the main processes, who reports changes to various stakeholders.