Tilat tehokkaampaan käyttöön: yhtenäisen tilavarausjärjestelmän käyttöönotto ja sen vaikutus tilojen käyttöasteisiin ja sisäiseen vuokraan

Abstract

utkimuksen tavoitteena oli käyttöönottaa yhtenäinen tilavarausjärjestelmä Oulun seudun koulutuskuntayhtymässä (Osekk). Järjestelmä pilotoitiin syksyn 2011 aikana Kontinkankaan kampuksella. Järjestelmän käyttö laajennettiin koskemaan koko organisaatiota syksyllä 2012. Kehittämistehtävän tavoitteena oli myös selvittää, onko yhtenäisellä tilavarausjärjestelmällä vaikutusta yksiköiltä perittävään sisäiseen vuokraan ja tilojen käyttöasteisiin.

Keskeisenä tietoperustana ovat tietojärjestelmän käyttöönottoprosessin vaiheet, sisäisen vuokran määräytyminen julkishallinnossa ja tilan käytön tehokkuus. Erityisesti Senaatti-kiinteistöt on tutkinut tilankäytön tehokkuutta valtavasti ja saanut tehostettua käyttöasteitaan esimerkiksi Asio- tilavarausjärjestelmän avulla. Sisäisen vuokran määräytyminen on pitkälti samankaltainen julkishallinnon eri organisaatioissa. Käyttöönottoprosessissa painotettiin sitä, että järjestelmä antaa oikeat ja todenmukaiset tiedot.

Kehittämistehtävä oli luonteeltaan toimintatutkimus, jossa ensin valmisteltiin järjestelmän käyttöönotto ja myöhemmin analysoitiin sen vaikutuksia. Tilankäytön tehokkuutta tutkittiin tilavarausjärjestelmän käyttöasteraporttien lisäksi havainnoimalla varauksien toteutumista. Sisäisen vuokran analysointiin käytettiin kirjanpidon raportteja. Käyttöönotosta vastasi projektityöryhmä ja pilottiryhmä, joiden palaverimuistiot olivat keskeisenä tutkimusaineistona. Lisäksi käytettiin sähköpostikyselyitä käyttöönottovaiheessa. Käyttäjänäkökulmana käytettiin opinnäytetyön tekijän omia kokemuksia ylläpitokäyttäjänä.

Järjestelmää ei saatu otettua onnistuneesti käyttöön koko organisaatiossa käyttöönottoprojektin aikana. Yhtenäisen tilavarausjärjestelmän käyttöönotolla ei ollut merkittävää vaikutusta tilojen käyttöasteisiin tai sisäisiin vuokriin. Tutkimustulokset olisivat olleet todennäköisesti merkittävämmät, jos tulokset olisi raportoitu myöhemmin.

Tilavarausjärjestelmästä ei ehditty saada konkreettisia tuloksia projektin aikana. Käyttöasteseurannalla voidaan kuitenkin tulevaisuudessa vaikuttaa ihmisten toimintaan, jos projekti saadaan vietyä loppuun ja järjestelmä saadaan koko organisaation käyttöön. Tällöin Osekk pystyy hyödyntämään saatuja tuloksia omassa toiminnassaan ja tehostamaan tilan käyttöään. Osekkin tulee seurata tilavarausjärjestelmän käyttöä ja saatuja käyttöasteita aktiivisesti.

The objective of the study was to implement a coherent booking system for the Oulu Region Joint Authority for Education. The system was piloted in the campus area of Kontinkangas in autumn 2011. The use of the system was expanded to the entire organisation in autumn 2012. Another objective was to examine if the booking system has an influence on the internal rent that is collected from the unit, and in the utilization rate.

The theoretical framework in this study consists of the steps of implementing the information system, determination of internal rent in public organisations, and the efficiency of space utilization. Especially Senate Properties has studied the efficiency of space utilization in their facilities considerably, and, it has been able to raise the utilization rates for example with the help of Asio Classroom Booking System. The way the internal rent is determined is very similar in various public organisations. The main objective in the implementation process was to be able to obtain truthful and correct information from the booking system.

The study is a project-based analysis. At first the booking system was implemented and, afterwards, the results were analysed. The study of the space utilization was based on the reports from the space booking system and the observation whether the space was actually in use. Accounting reports were used to analyse the unit’s internal rent. The project team and the pilot team were responsible for the implementation process. The memos from the project meetings were essential study material. In addition, email inquiries were used. The experiences of the author as a maintainer were employed to provide the user’s perspective.

The system was not implemented successfully in the entire organization during the implementation project. The coherent booking system did not have a significant effect on the utilization rates or internal rent. The results might have been more significant provided the results had been obtained much later, and the system had been used for a longer period of time.

The project group was not able to receive concrete results about the booking system during the project. Monitoring the utilization rate can be used to influence people’s behaviour, if the project can be finished properly and the system can be implemented in the whole organisation. In that case, the Oulu Region Joint Authority for Education will be able to use the results and improve its space utilization. The usage of the system and the utilization rates need to be followed actively.