Ostolaskuprosessista helppokäyttöisempi ja tehokkaampi: prosessin nykytila-analyysi ja kehitysehdotukset Outokumpu Stainless Oy:lle

Abstract

Työn toimeksiantajan Outokumpu Stainless Oy:n tehdaspalveluiden ostolaskuprosessia ei oltu aikaisemmin kuvattu eikä sen kokonaiskuva ollut selkeä kaikille siinä toimiville henkilöille. Prosessia haluttiin myös kehittää helppokäyttöisemmäksi ja tehokkaammaksi. Opinnäytetyön tarkoituksena oli vastata näihin kehittämistarpeisiin.

Opinnäytetyön kehittämistehtävänä oli selvittää miten prosessista saataisiin helppokäyttöisempi ja tehokkaampi. Työn tuotoksia olivat prosessikuvaus nykytilasta, kehitysehdotukset sekä ohjeistus teknisille hyväksyjille eri vastaanottojen eroista.

Tietoperustassa käsitellään sekä ostolaskuprosessia ja sen vaiheita, että prosessia ja sen kehittämistä. Työn empiirinen osio toteutettiin laadullisella tutkimusmenetelmällä, koska tärkeä osa työn onnistumista oli saada prosessin kannalta tärkeiden henkilöiden mielipiteet ja näkökulmat esille. Tutkimushaastattelumuotona käytettiin lomakehaastattelua.

Työn päätuloksia olivat prosessikuvaus, josta käy ilmi prosessin tämän hetkinen tilanne ja prosessikaavio, josta nähdään prosessin eteneminen. Haastatteluiden, prosessikuvauksen ja sen analysoinnin avulla saatiin eritasoisia kehitysehdotuksia, joiden avulla prosessista saadaan helppokäyttöisempi ja tehokkaampi. Kehitysehdotukset koskivat muun muassa prosessin ohjeistusta, tietoteknisia asioita, kustannuksia ja vastuiden ja tavoitteiden määrittelemistä.Osa kehitysehdotuksista, jotka nousivat työn aikana esillle, oli jo ehditty ottaa kehityksen alle toimeksiantayrityksessä ja ne tulevat piakkoin käytäntöön.

Toimeksiantaja voi hyödyntää prosessikuvausta uusien henkilöiden perehdytyksessä. Prosessin kokonaisuuden ymmärtäminen on tärkeää myös prosessissa jo työskenteleville, jolloin he esimerkiksi tietävät tarkemmin miten omat toimenpiteet vaikuttavat koko prosessin toimivuuteen. Kehitysehdotusten käyttäminen prosessin kehittämiseksi vaatii yhteistyötä eri osastojen välillä ja yhteisesti sovittavia asioita, joita ei tällä hetkellä ole sovittu millään tavalla.

This thesis is commissioned by Outokumpu Stainless Oy. The purchase invoice process of Tornio Mill Services had not been described earlier and its general view was not clear to all the persons involved in it. There was also a need to develope the process to be more user-friendly and more efficient. The purpose of this thesis was to respond to these development needs.

The goal of the thesis was to clarify how to make the process more user-friendly and more efficient. The outcome was the process description of present condition, development proposals and instructions for technical acceptors of invoices.

The study consists of a theory section and an empirical section. The theory section deals with purchase invoice process and its stages but also about process and developing of it. The empirical section was based on qualitative method because a critical part of this study was to get opinions of the person involved in this process. Data was collected by interviewing these persons.

As a result of this thesis, process description and process swimlane diagram were made and analyzed. Different kind of several development proposals based on the interviews and analysis were given.These proposals gave different kind of solutions how to improve the purchase invoice process to be more user-friendly and more efficient.

The process description can be used for personnel’s orientation to give general view of this process. It is important that the personnel understand the general view of the process because then they know how their own action affect to the functionality of the process. The implementation of these development proposals to improve the process requires cooperation between the separate departments.