Tarkastuslautakunnan arviointiprosessin laadun kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön päätavoitteena on kehittää Kuopion kaupungin tarkastuslautakunnan arviointiprosessia. Kuopion kaupungin strategiassa ja johtamisjärjestelmässä korostuvat prosessijohtaminen ja asiakaslähtöisyys. Nämä elementit ohjaavat opinnäytetyötä prosessiajattelun soveltamiseen ja asiakasnäkökulman korostamiseen arviointiprosessin kehittämisessä. Asiakasnäkökulmaa on selvitetty aiemminkin Kuopion osallistuessa suurten kaupunkien tarkastuslautakuntien toimintatapaa ja arviointikertomusta käsittelevään kyselytutkimukseen vuosina 2008, 2010 ja 2012. Tässä opinnäytetyössä kyselytutkimuksen aineistoa on tutkittu yksityiskohtaisemmin dokumenttianalyysin avulla. Kehittämistehtävä on laadullinen tutkimus ja toteutuksessa käytetään tapaus- ja konstruktiivista tutkimusta. Konstruktiivisen tutkimustavan avulla tehdään konkreettisia kehittämisehdotuksia tarkastuslautakunnan arviointiprosessin laadun kehittämiseksi.

Tarkastuslautakunnan rooliin kunnan arviointi- ja valvontajärjestelmässä kuuluu valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumisen arvioinnin ohella hallinnon tuloksellisuuden arviointi sekä hallinnon laillisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistaminen. Hallinnon laillisuuden varmistamisessa keskeisin toimija on kaupungin valtuuston valitsema tilintarkastaja, jonka kanssa tarkastuslautakunta tekee tiivistä yhteistyötä. Tilintarkastajan lisäksi arviointiprosessiin osallistuu monia toimijatahoja arviointitiedon tuottajina ja arviointitiedon käyttäjinä. Arviointiprosessin keskeisin asiakas on kaupunginvaltuusto.

Arviointiprosessin ja arviointikertomuksen laadun määrittämisessä arviointialan standardien ohella arviointitulosten hyödynnettävyys on keskeinen laatua määrittävä tekijä. Arviointitulosten hyödynnettävyyden parantaminen lisää osaltaan myös tarkastuslautakunnan arviointiprosessin vaikuttavuutta. Tarkastuslautakunnan arviointiprosessin näkyvin tulos on kaupunginvaltuustolle lähetettävä arviointikertomus, missä tarkastuslautakunta raportoi arviointityön tuloksista ja muista tarpeelliseksi katsomistaan asioista. Arvioinnin tuloksista raportoidaan jo vuorovaikutteisissa arviointikokouksissa, joissa tilivelvolliset osallistuvat arviointitiedon tuottamiseen.

Työn tuloksena arviointiprosessi kuvattiin ja eriteltiin arviointiprosessiin sekä arviointikertomukseen liittyviä kehittämistoimenpiteitä. Kehittämistoimenpiteillä parannetaan arviointiprosessin ja arviointikertomuksen laatua. Lisäksi tuloksena kuvattiin arviointiprosessin laadun kehittämisprosessi. Suurten kaupunkien kyselytutkimusta käytetään arviointiprosessin ja arviointikertomuksen laadun mittauksessa.

The aim of this thesis was to develop the evaluation process of the audit committee in the City of Kuopio. Process management and customer orientation are characteristic of the strategy and management plan of the city. Therefore process thinking was applied and the customer´s point of view was emphasized in the study. The City of Kuopio took in 2008, 2010 and 2012 part in a large survey regarding procedures and evaluation reports of the audit committees in big cities. In this thesis the material of the survey was examined in greater detail by means of the document analysis. In this qualitative study case and constructive research methods were applied. Concrete proposals to develop the quality of the evaluation process were made by means of the constructive research. A duty of the audit committee is to verify how the aims set by the city council are achieved. In addition the audit committee assesses the productivity of the administration and verifies the legality and relevance of the public administration. The city council elects an auditor that is a central person by verifying the legality. The auditor works in close collaboration with the audit committee. Besides the auditor many other relevant participants are involved in the evaluation process. The city council is the most central client of the evaluation process. Along with the evaluation standards usefulness of the results has a marked impact on the quality when the quality of the evaluation process and evaluation report is verified. Improvements in usefulness of the evaluation results increase value of the audit committee´s evaluation process. The most relevant result of the process is an evaluation report that is sent to the city council. The report includes the results of evaluation and other relevant information. The results are discussed in evaluation meetings in which all answerable persons are involved. The evaluation process was described in this thesis. It was analyzed how the evaluation process and report could be developed. The improvement measures will develop the quality of the process and report. On the basis of the survey regarding big cities the quality of the evaluation process and report was assessed.