Perehdytyskansio Oulun tradenomiopiskelijat OTRO ry:n hallitukselle

Abstract

Oulun Tradenomiopiskelijat - OTRO ry on Oulun seudun ammattikorkeakoulun Liiketalouden yksikön koulutusalajärjestö. Hallitus muuttuu vuosittain, joten kunnollinen perehdyttäminen toimintaan luo paremmat edellytyksen toiminnan jatkumiselle. Tarve perehdytysoppaalle ilmeni OSAKOn järjestämässä Perehdytys ja perinteensiirto -koulutuksessa. OTRO ry:llä ei ole ajantasaista perehdytysopasta. Teoriaosuudessa on käsitelty yhdistystoimintaa OTRO ry:n näkökulmasta ja sitä koskevia lakeja siinä määrin kuin ne ovat OTRO ry:hyn sovellettavissa. Yhdistystoiminnan lisäksi on selvitetty perehdytyksen käsitettä, miten sitä suunnitellaan sekä minkälainen perehdytysoppaan tulisi olla rakenteeltaan. Työ on toiminnallinen opinnäytetyö ja tutkimusmenetelmäksi valikoitui osallistava toimintatutkimus. Osallistavassa toimintatutkimuksessa tutkija on mukana prosessissa työn tilaajan ja työtä koskevien henkilöiden kanssa. Lopputuotoksen valmistamiseen on käytetty käsitellyn teoriatiedon lisäksi nykyisten ja entisten hallituksen jäsenten haastattelujen, olemassa olevien perehdytysmateriaalien sekä opinnäytetyön tekijöiden tietoja ja kokemuksia. Näin perehdytysoppaaseen on saatu ajantasaista tietoa, joka on helposti ymmärrettävissä. Opas on tehty pitäen mielessä tietojen siirrettävyys ja muokkausmahdollisuus.

Prosessin tuotoksena saatiin aikaiseksi perehdytysopas, jonka materiaalia on helppo käyttää, päivittää ja ymmärtää. Perehdytysoppaassa on eroteltu hallitusten jäsenten vastuualueet ja tehtävät, jotka kuuluvat kullekin vastuualueelle. Oppaassa on liitteenä jo olemassa olevia ohjeistuksia sekä oppaita, mutta myös itse luotua materiaalia. OTRO ry:lle annetaan täydet muokkausoikeudet perehdytysoppaaseen, jotta siitä on hyötyä myös tulevaisuudessa. Hallituksen jäsenten tehtäväksi jää pitää perehdytysopas ajantasaisena ja laadukkaana. Mikäli toimenkuvat muuttuvat tai hallituksen toiminta muuttuu muilla tavoin, on vastuu oppaan päivittämisestä senhetkisen hallituksen jäsenillä.

Purpose of this thesis was to provide an orientation folder for thesis’ commissioner Oulun Tradenomiopiskelijat - OTRO ry which is a school-specific association of the School of Business and Information Management in Oulu University of Applied Sciences (OUAS). The members of the board change yearly and therefore, a proper orientation creates better prospects for the continuation of business. The need for a guide arose in schooling for orientating and tradition transition organized by OSAKO, the Student Union of OUAS. OTRO ry does not have an orientating guide which is up to date. The theoretical framework deals with association operations from the viewpoint of OTRO ry and the laws related to the OTRO’s field of operation. In addition to this, the concept of orientation is defined and the way to plan orientation guide is described and the structure of a proper guide is determined. The thesis is a project based thesis, and the used study method is participatory action research. In participatory action research, the researcher is the part of the process together with commissioner and the persons working in the target company. The orientation folder is based not only on theory but also on interviews and views of current and old members of the board. It is also based in existing guidance material and on knowledge and experience of authors. In this way, it is possible to obtain up-to-date information which is brought to practical level. Transferability and editability of the information has been taken into account during the writing process. The product of the process is an orientation guide the material of which is easy to use, update and understand. The areas of responsibilities are described as well as the main tasks of each area of responsibility. The existing manuals and guides as well as also self produced material can be found in the appendixes of the guide. OTRO ry is given full rights to edit the orientation guide for OTRO’s needs in order for the guide to be as useful as possible both now and in the future. The board’s function is to keep the folder up to date and at high level of quality. If the responsibility descriptions are changed or the board’s operation changes radically, the board members of that moment are responsible for updating the folder.