Sähköisen ostolaskutuksen kehittämisprosessi Raahen OP-Kiinteistökeskus Oy LKV

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli sähköisen ostolaskuprosessin käyttöönoton kuvaaminen ja kehittäminen Raahen OP-Kiinteistökeskus Oy LKV:ssä. Opinnäytetyön tavoitteena oli sähköisen ostolaskutusprosessin käyttöönoton edistäminen. Tutkimusstrategiana käytettiin kvalitatiivista eli laadullista menetelmää. Tutkimustyyppinä oli toimintatutkimus ja tutkimusmenetelminä käytettiin laadullisen tutkimuksen tiedonkeruumenetelmiä: haastattelua ja havainnointia.

Taloushallinnon sähköistämisellä haetaan kustannussäästöjä. Taloushallinnon nykyaikaistaminen ja toimintojen tehostaminen ovat myös syitä sähköistämiseen. Sähköisen taloushallinnon etuja ovat asiakaspalvelun ja yrityskuvan parantuminen, henkilökunnan työajansäästö sekä toimintojen ja prosessien tehostuminen. Sähköinen taloushallinto luo myönteistä mielikuvaa ekologisesta verkkolaskuja vastaanottavasta yrityksestä.

Ostolaskuprosessin sähköistäminen kannatti toteuttaa alkuvaiheen kustannuksista huolimatta. Kirjanpitäjien työnkuva muuttui sähköistymisen johdosta. Työvaiheiden väheneminen ja työn tehostuminen uusien toimintatapojen myötä, sähköinen arkistointi ja kirjanpidon ajantasaisuus tuovat ajansäästöä kirjanpitäjien työtehtäviin.

Toimeksiantajan tavoitteena oli vastaanottaa suurin osa ostolaskuista verkkolaskuina, mikä toteutuikin kehittämishankkeessa. Kehittämistä jatketaan ohjelmien suhteen eTilinpäätös-moduulin käyttöönotolla. Haasteena tulee olemaan skannattujen laskujen määrän vähentäminen ja toimittajien siirtyminen verkkolaskutukseen.

The subject of the thesis was to describe and develop the process of introducing electronic purchase invoicing at Raahen OP-Kiinteistökeskus Oy LKV. The objective of this thesis was to enhance the introduction of electronic purchase invoicing process. The qualitative strategy was selected as a research method for the study which was conducted as action research. Data was collected by using interviews and observations as methods of qualitative research.

By electrification of financial management remarkable cost savings can be achieved. Moreover, good reasons for electrification are the modernization and operational enhancement of financial management. The benefits of electronic financial management include improving customer service and corporate image, saving staff working time and improving functions and processes. Electronic financial management creates a positive image of an ecological company receiving electronic invoices.

The electrification of the purchase invoicing process was worth implementing in spite of the costs at the early stage. The accountants' job description was changed because of the electrification. Due to the new practices such as the reduced number of work stages and improved work efficiency, electronic archiving and real-time bookkeeping save the bookkeepers' time.

The aim of the client was to receive the majority of the purchase invoices as electronic invoices, which was realized in the development project. The development is continued by the introduction of new programs such as eTilinpäätös. It will be challenging to reduce the number of scanned invoices and try to persuade suppliers to electronic invoicing.