Uuden asiakkaan haltuunotto tilitoimistossa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä käyttökelpoinen opas uuden ProCountor -asiakkuuden haltuunottoon tilitoimistolle. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona oululaiselle tilitoimistolle.

Työ on toiminnallinen työ ja siinä on käytetty apuna laadullisia menetelmiä. Teoriaosuudessa on kerrottu perusasioita asiakkuuden haltuunottamisen tavoitteista sekä toteutuksesta. Lisäksi teoriaosuuteen on kerätty tietoa asiakkuuden haltuunotosta tilitoimistoissa, sähköisestä taloushallinnosta ja jonkin verran tietoa ProCountor -ohjelmistosta. Toiminnallinen osuus sisältää tietoa oppaan tekemisestä. Työn lopussa on liitteenä valmis opas uuden ProCountor -asiakkuuden haltuunottoon.

Oppaassa käydään henkilökunnan näkökulmasta vaihe vaiheelta läpi, mitä pitää huomioida asiakkaan halutessa hoitaa koko taloushallintonsa tilitoimistossa, jossa käytetään sähköistä taloushallinnon ohjelmistoa ProCountoria. Oppaassa käydään läpi haltuunottoon ja käynnistykseen liittyviä asioita kuten asiakassopimuksien tekoa, teknisen ympäristön luomista ProCountoriin, yhteydenpitoa ja asiakassuhteen seurantaa.

Oppaasta oli tarkoitus saada selkeä ja tiedollisesti kattava paketti koko tilitoimiston henkilökunnalle. Tulevaisuudessa opasta voi olla tarpeellista päivittää, koska ala ja ohjelmistot kehittyvät jatkuvasti ja saattaa tällöin vaikuttaa tässä työssä saatuihin tuloksiin. Lisäksi oppaan käyttökelpoisuutta ja sisällön virheettömyyttä voitaisiin testata joillakin työntekijöillä. Oppaan toimivuutta voisi esimerkiksi testata tutkimalla ProCountor – asiakkuuksien palvelutyytyväisyyttä.

This study deals with the topic of how to manage a new customership in an accounting firm. The purpose of the study was to create a useful guide for managing the new ProCountor customership in an accounting firm. The commissioner was an accounting firm in Oulu.

The thesis was a project-based work and was conducted employing qualitative methods. The theoretical background dealt with some basic issues concerning the objectives and implementation of the customership management. Furthermore, theoretical part provided information on customer management in accounting firms, electronic financial management and knowledge of ProCountor software. In the practical part it was explained how the guide was completed.

In the guide it was shown step by step from the personnel’s perspective what one has to notify when the ProCountor customer wants to manage the financial administration in the accounting firm which uses electronic financial management software ProCountor. The guide comprised with the managing and starting the customership. It contains information about the making customer contract, creating technical environment for ProCountor software, communication and customer relationship monitoring.

The purpose of the guide was to obtain clear and informative comprehensive package for the personnel in the accounting firm. In the future, it may be necessary to update the guide because the sector and software are constantly evolving and they may affect the results obtained in this work. Furthermore, the guide usability should be tested with some employees. Guide functionality could be tested by examining the ProCountor customership service satisfaction.