Ostolaskujen kierrätysjärjestelmän käyttöönoton haasteet

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käydään läpi prosessi, jossa siirrytään taloushallinnon järjestelmästä toiseen. Opinnäytetyön toimeksiantajana olivat Tili-Tekno Arto Pelttari Oy ja Tili-Tekno Oulu Oy. Toimeksiantajat ovat tilitoimistoja, jotka ovat molemmat tarjonneet asiakkailleen sähköisiä palveluja jo pidemmän aikaa. Molemmilla oli alkutilanteessa käytössään Heeros Systemsin ostolaskujen kierrätysjärjestelmä, joka toimi hyvin, mutta oli työläs käyttää. Toimeksiantajien toiveena oli löytää järjestelmä, joka toimisi yhteen saumattomasti olemassa olevan kirjanpitojärjestelmän kanssa. Sähköisestä taloushallinnosta ja varsinkin konkreettisista sähköisen taloushallinnon ratkaisusta on hyvin vähän kirjallisuutta olemassa. Internetistä tietoa löytyy runsaasti, mutta puolueetonta tietoa aika vähän. Työn alkuvaiheessa selvitettiin olemassa olevia ratkaisuja ja päädyttiin lopulta Aditron ostolaskujen kierrätysjärjestelmään, koska toimeksiantajilla oli käytössä Aditron Tikon-kirjanpitoohjelma. Tällä ratkaisulla saavutettiin se, että ostolaskujenkierrätysjärjestelmä toimii yhteen saumattomasti kirjanpitojärjestelmän kanssa. Ohjelmiston käytön opettelin ensiksi itse ja sen jälkeen opetin sen toimeksiantajien työntekijöille sekä ohjelmaa käyttäville asiakkaille. Ohjelmisto saatiin käyttöön toimeksiantajien antaman aikataulun puitteissa, vaikka aikataulu osoittautui aika tiukaksi. Tätä tiivistelmää kirjoittaessani uusi ostolaskunkierrätysjärjestelmä on ollut toimeksiantajilla käytössään jo lähes kaksi vuotta, ja voidaan todeta, että muutos ohjelmasta toiseen on onnistunut.