Palkanlaskentaprosessin kehittäminen kohdeyrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön avulla pyrittiin kehittämään kohdeyrityksen palkanlaskentaprosessia, joka on jo pitemmän aikaa vienyt liikaa resursseja yritykseltä. Kohdeyritys on Pohjois-Suomessa toimiva henkilöstöpalveluita tarjoava yritys, jonka palkanlaskenta on tällä hetkellä ulkoistettu. Kohdeyritys oli aiemmin jo tuttu minulle harjoitteluajoilta ja luonnollisena jatkumona halusin tehdä myös opinnäytetyön yritykseen. Työn tavoitteena oli selvittää tämän hetkisen prosessin ongelmakohdat ja löytää niihin ratkaisuehdotukset. Tutkimuskysymyksinä olivat: Millä tavoin nykyistä palkanlaskentaprosessia voisi kehittää? Mitä ongelmia nykyisessä prosessissa on? Miten kohdeyrityksen ja palkkatoimiston välistä suhdetta palkanlaskentaprosessin aikana voisi parantaa? Onko ulkoistaminen oikea vaihtoehto palkanlaskennalle tämän alan yrityksessä? Tietoperustassa käsitellään lyhyesti palkanlaskentaa sekä prosessiajattelun perusteita ja tämän jälkeen prosessien kehittämistä. Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullisia menetelmiä haastattelemalla kohdeyrityksen toimitusjohtajaa ja työntekijää sekä palkkatoimiston toimitusjohtajaa. Tämän lisäksi opinnäytetyötä varten suoritettiin havainnointi kohdeyrityksessä. Työn tuotoksena luotiin prosessikaavio nykyisestä prosessista sekä kaksi kehitysehdotuksia sisältävää mallia, jotka esitetään liitteissä. Haastatteluiden perusteella voitiin todeta, että suurimpia ongelmia palkanlaskentaprosessin kulussa aiheuttavat kohdeyrityksen työajanseurantajärjestelmä, virheet palkkalaskelmissa sekä kohdeyrityksen liiallinen resurssien käyttö prosessin aikana. Ratkaisuvaihtoehdot ovat seuraavanlaiset: vaihdetaan nykyinen työajanseurantajärjestelmä yksinkertaisempaan ja säilytetään nykyinen palkkatoimisto palkanlaskijana tai luovutaan ulkoistetusta palkkatoimistosta kokonaan tai osaksi niin, että nykyinen tilitoimisto on tukena prosessissa. Jatkon kannalta olisi mielenkiintoista teettää toinen tutkimus siitä, miten henkilöstöpalveluala vaikuttaa tilitoimistojen palkanlaskennassa. Tällaiseen tutkimukseen voisi tuoda myös vuokratyöntekijöiden näkökulman. Palkanlaskentaprosessin kehitystä ja valitun ratkaisumallin onnistumista voisi kohdeyrityksessä tutkia tulevaisuudessa seurantatutkimuksella.

The aim of this thesis was to develop the target company’s payroll process which has taken too much resources from the company for a while. The target company operates in Northern Finland, specialized in personnel services. Currently payroll is outsourced to another company. The target company is familiar to me because of the trainee in the company and that is why I felt that it’s natural to do the thesis for the company. The purpose was to determine the parts of the current process which cause problems and to come across with solutions. The research questions in this thesis were: How to improve the current payroll process? What kind of problems current process has? How could the relationship between the target company and the salary office during the payroll process improved? Is outsourcing the right alternative for payroll in this sector of business? The report was based on theories about payroll, processes and process improving. The research methods used were qualitative interviews and observation. The target company’s and the payroll company’s CEOs were interviewed as well as the target company’s employee. The outcome of this thesis is a process chart of the current payroll process and two charts of the improved processes. All three models are presented in the appendices. Based on the interviews it was found that the main problems in the payroll process are the target company’s working time monitoring system, payroll errors and the target company’s excessive use of resources during the process. Solution options are following: change the current working time monitoring system to a simpler one and maintain the current payroll office or abandon the outsourced payroll office completely or partly so that the current accounting office supports the payroll process when needed. In the future it could be interesting to conduct another study about how the personnel services branch affects on the accounting companies payroll. In this kind of study could be investigated also employees perspective. Payroll process development and success of the chosen solution in the target company should be as well examined with follow-up study.