Taloushallinnon prosessien kuvaus kohdeyrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön aihe tuli toimeksiantona kohdeyritykseltä. Työssä kuvattiin kohdeyrityksen valittuja taloushallinnon prosesseja. Tavoitteena oli saada aikaiseksi selkeät ja helppolukuiset prosessikuvaukset sekä sanallisessa että kuvallisessa muodossa. Työ oli muodoltaan toiminnallinen opinnäytetyö. Työn tietoperusta koostui kahdesta aihealueesta. Ensimmäisessä osassa keskityttiin käsittelemään työn kannalta oleelliselta osin prosessiajattelua, prosessin käsitettä, prosessien kuvaamista sekä mittaamista Toisena aihealueena oli taloushallinnon prosessien teoreettinen tarkastelu erityisesti kohdeyritykselle kuvattavien prosessien näkökulmasta. Yhdessä nämä tietoperustan osa-alueet muodostivat pohjan opinnäytetyön toiminnalliselle osalle eli kohdeyrityksen prosessien kuvaamiselle. Työ toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tapaustutkimuksena. Aineisto hankittiin teemahaastatteluiden avulla kohdeyrityksessä. Haastateltavana oli kohdeyrityksen työntekijöitä, jotka työskentelevät kuvattujen prosessien parissa. Heiltä selvitettiin kuvattavien prosessien toimintaa ja perustietoja. Opinnäytetyön lopputuloksena kohdeyritys sai prosessikuvaukset neljästä taloushallinnon prosessista. Kuvatut prosessit olivat ostoreskontra-, myyntilaskutus-, myyntireskontra- ja kirjanpitoprosessi. Jokaisesta prosessista tehtiin oma prosessikaavio, josta ilmeni prosessin eteneminen sekä prosessiin osallistuvat henkilöt ja heidän tehtävänsä prosessissa. Lisäksi jokaisesta prosessista muodostettiin perustietotaulukko, johon koottiin prosessiin liittyvät perustiedot, kuten prosessin nimi ja prosessin kannalta oleelliset resurssit. Kaavioiden ja taulukoiden lisäksi raportissa käytiin läpi prosessien tarkempi kulku. Jatkossa kohdeyritys voi jatkaa prosessien kuvaamista muiden taloushallinnon prosessien osalta. Myös tämän työn tuotoksena saatujen prosessikuvausten tarkempaa työvaiheiden mallinnusta voi tehdä tarvittaessa.

This Bachelor’s thesis was assigned by case company. The aim of the thesis was to describe the selected financial administration processes for the case company. The goal was to create simple descriptions of all the processes in question. Processes were described both verbally and visually. This is a practice-based thesis. The theory part of this thesis consisted two main parts. The first part was dealing with process thinking, concept of process, describing and measuring processes. The other theory part was about financial administration processes particularly the ones that were described for the case company. Together these two theory parts made a base for the practical part of thesis which was the descriptions of processes. The empirical section was based on qualitative methods. The material for the study was collected by interviewing the employees of the case company. Interviewees are working with the processes described. With the help of interviews functions and basic information of processes were sur-veyed. As a result of this study four financial administration process descriptions were created for the case company. The described processes consist of accounts payable, sales invoices, accounts receivable and bookkeeping process. Each of them had a flow chart that represents the right order of operations and also the employees and their responsibility in different parts of process. In addition, every process had also a table with the basics information like the name of the process and resources needed. Based on the process flow charts details of process operations were explained in report. In future case company should consider describing the other processes in the finance department. It may also be useful to proceed describing these four process descriptions more particularly.