Sopimushallinnan kehittäminen toimeksiantajayrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa toimeksiantajayrityksen sopimustenhallinnan nykytilannetta ja kehittää sitä toimivammaksi ja tehokkaammaksi sekä auttaa uuden ohjelmiston suunnittelussa. Työn aihe on saatu toimeksiantajayritykseltä, joka on siirtymässä uuteen toiminnanohjausjärjestelmään.

Opinnäytetyön ensimmäinen tutkimuskysymys oli, minkälaisia ominaisuuksia uudella järjestelmällä tulisi olla, jotta minimoitaisiin virheet, tehostettaisiin toimintaa ja tiedonkeruuta sekä parannettaisiin asiakastyytyväisyyttä. Toinen tutkimuskysymys työssä oli, millainen sopimushallintaprosessin tulisi olla.

Tutkimusmenetelmänä työssä käytettiin laadullista eli kvalitatiivista tutkimusta, teemahaastattelua. Aiheeseen kerättiin tietoa haastattelemalla yrityksen työntekijöitä, jotka ovat tekemisissä sopimusten kanssa. Haastattelulla haluttiin saada tietoa sopimusten nykytilasta ja ehdotuksia siitä, millainen uuden järjestelmän tulisi olla. Haastattelu toteutettiin ryhmähaastatteluna.

Opinnäytetyön teon aikana selvisi, että suurin osa nykyisen sopimushallinnan ongelmista tulee vähenemään merkittävästi jo hyvin toteutetun ja suunnitellun sähköisen sopimushallintajärjestelmän myötä. Toimeksiantajayrityksen uudesta sopimusprosessista laadittiin kuvaus, joka löytyy opinnäytetyön liitteistä. Opinnäytetyötä tullaan hyödyntämään uuden järjestelmän suunnittelussa.

Jatkotutkimusaiheeksi sopisi uuden sähköisen sopimushallintajärjestelmän toimivuus sen jälkeen, kun järjestelmä on ollut käytössä jonkin aikaa. Toinen jatkotutkimusaihe voisi olla jälleenmyyjien ja loppuasiakkaiden tyytyväisyys uuteen järjestelmään. Näiden tutkimusten perusteella olemassa olevaa järjestelmää voitaisiin mahdollisesti vielä kehittää.

The aim of the Bachelor’s thesis was to survey the case company’s agreements status quo and developing it more functional and effective. An other purpose was also to help the company with planning the new programme. They are about to proceed to the new control system. The topic of the thesis was commissioned by the case company.

The first study question was: what kind of features the new system should have to minimize mistakes, to intensify operation and data acquisition and also to improve customer satisfaction. The second study question was: what kind of agreement control process’ should be.

The thesis consisted of a theory section and an empirical section that dealing with the case company. The theory section discussed the different agreement types, agreement processes, electronic signatures and public purchases. The emperical section was based on the qualitative method using theme interview. Interview were carried out as a group interview of the employees who work with the agreements.

The interview indicated that most of the current problems will decrease due to well planned and executed electronic agreement system. The thesis also describes the case company's new upcoming agreement process. The process can be found as the thesis attachment.

Further study subjects could be the new agreement control system functionality, when the system has been in use for some time. The other subject could be dealers and final customers satisfaction to the new system. On the basis of these studies the system could be developed more.