Taloushallinnon prosessien ja prosessimittareiden kehittäminen toimeksiantajayritykselle

Abstract

Opinnäytetyömme tarkoituksena oli luoda toimeksiantajayritykselle prosessikuvaukset budjetoin-nille, raportoinnille ja ennustamiselle sekä tilinpäätökselle. Lisäksi tarkoituksena oli myös suunni-tella prosesseille mittarit. Kehittämistyömme lopputulos sisälsi sekä prosessikaavion piirtämisen että tehtävien sanallisen kuvaaminen. Työ liittyi toimeksiantajayrityksen valmisteilla olevaan laa-tukäsikirjahankkeeseen, jonka osaksi kuvaamamme prosessit tulevat. Toimeksiantajana toimi monialaisen konsernin emoyhtiö, joka tuottaa tytäryhtiöilleen taloushallinnon palveluita.

Tavoitteenamme oli löytää yrityksen tarpeiden mukainen tapa kuvata prosessit ja niiden mittarit sisällön ja ulkoasun suhteen. Lisäksi tavoitteena oli löytää yrityksen tarpeisiin sopivin atk-ohjelma prosessien kuvaamiseen ja esittämiseen. Halusimme löytää yritykselle ideoita heidän omaan prosessikehitystyöhönsä sekä antaa ajatuksia ja vaihtoehtoja kehittää mallinnetuille prosesseille mittarit. Tavoitteena oli myös tuoda esille prosessiajattelun hyötyjä kasvuorganisaatiossa.

Opinnäytetyömme oli toiminnallinen kehittämistyö, jossa käytettiin kvalitatiivisia menetelmiä. Työn keskeinen tietoperusta oli prosessijohtaminen, joten perehdyimme erityisesti prosessi- ja mittaristokäsitteisiin erilaisten artikkeli-, tutkimus- ja kirjallisuuslähteiden avulla. Lisäksi merkittävänä aineistona toimi toimeksiantajayritykselle tekemämme ryhmähaastattelut.

Opinnäytetyömme tuloksena syntyi kolme taloushallinnon prosessia, jotka ovat budjetointi, rapor-tointi ja ennustaminen sekä tilinpäätös. Loimme niille prosessikaaviot, sanalliset kuvaukset sekä prosessien kehittämistä ja arviointia kuvaavat mittarit. Valitsimme prosessien mallintamisen ja esittämisen välineeksi Word -tekstinkäsittelyohjelman. Se mahdollisti vuokaavion piirtämisen ja myöhemmin tapahtuvan muokkaamisen sekä päivittämisen. Lisäksi sanallisen kuvauksen liittä-minen kaavioon onnistui helposti ja liikkuminen kaaviosta tekstiin voitiin toteuttaa hyperlinkkien avulla.

Mielestämme onnistuimme tuottamaan toimeksiantajayritykselle heidän tarpeitaan vastaavat prosessikuvaukset ja niille sopivat mittarit. Koemme, että opinnäytetyötämme ja sen tuloksena syntynyttä lopputulosta voidaan jatkossa hyödyntää yrityksen omassa laatukäsikirjassa.

Jatkossa suosittelemme yritystä liittämään luomiimme prosessikuvauksiin työohjeet sekä tarvittavat lomakepohjat. Lomakkeiden ja raporttien standardoiminen toisi vielä lisää laatua työn lopputulokseen sekä yhtenäistäisi työn tekemistä. Yrityksen hallitun kasvun varmistamiseksi suosittelemme kaikkien prosessien mallintamista ja prosessiajattelun laajentamista läpi organisaation.

The aim of this thesis was to create process descriptions for budgeting, reporting and predicting and creating financial statements to our client company. Furthermore measuring tools for these processes were created. Final products of this developing work were process descriptions as pictures and text. Our client company is a parent company in a consolidated corporation. It pro-duces financial services to its subsidiaries.

Our goal was to find descriptions that response to our client company’s needs. We also wanted to give the company ideas how to develop their processes and show them benefits of process thinking.

This thesis was development work wherein qualitative methods were used. Process management was main theory employed in this thesis. Writers especially examined process and measurement concepts in articles, studies and literature. Group interviews made in the client company were also important material for this work.

Results of this development were process descriptions for making budget, report and prognosis, and financial statements. These were presented in process charts and text. Furthermore meas-urement tools to help analyse and develop these processes were created. Process documents were done using Word text editing program. With it, it was possible to draw flow charts and creat-ed documents were easy to edit and update. In this program attaching charts and text to one document was easy and using hyper-links to move from chart to text was possible.

Writers think that process descriptions respond the requirements of the company. Furthermore the company can use these processes in their quality manual. In growing company process de-scriptions are important, because they make sure work is homogenous. These descriptions can also be used to help new employees get familiar with their work.

Writers recommended that company link working instructions and necessary forms to process descriptions. Creating standards to forms and reports would increase quality to results. Writers think that modeling all processes and extending process thinking through organization would help company grow.