Sähköinen taloushallinto ostoreskontrassa: opas toimeksiantajayritykselle
Virtanen, Mari-Helena (2014)
2014
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023111529531
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023111529531
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tuloksena oli tehdä toimeksiantajalle, Monetra Oy:lle opas ostoreskontrassa käytettäviin ohjelmiin. Monetra Oy on yritys, joka tarjoaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja asiakkailleen. Ostoreskontrassa käytetään kahta eri ohjelmaa. Molempiin ohjelmiin tehtiin ohjeistus, jotka on tarkoitettu ostoreskontrassa työskentelevien työntekijöiden päivittäiseen käyttöön. Opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä oppaasta helposti luettava ja käyttäjäystävällinen.
Opinnäytetyö on toiminnallinen kehittämistyö. Opinnäytetyö muodostuu sekä teoria- että empiriaosuudesta. Teoriaosuuden tietoperusta on muodostunut lähdekirjallisuuden pohjalta. Teoriaosuudessa on tarkasteltu muun muassa sähköistä taloushallintoa ja se on rajattu koskemaan ainoastaan ostoreskontraa. Teoriaosuuden tuloksena todettiin sähköisen taloushallinnon olevan yleistymässä koko ajan. Sähköisen taloushallinnon myötä on esimerkiksi ostolaskujen käsittely tehostunut, mikä tuo yritykselle kustannussäästöjä.
Opinnäytetyön empiirinen osa koostuu kahden eri ostoreskontrassa käytettävän ohjelman oppaasta. Oppaassa on käytetty paljon kuvaruutukopiota, joihin on merkitty, mihin on erityisesti kiinnitettävä huomiota toimintojen eri vaiheissa. Opas ohjeistaa ostoreskontran työntekijöitä päivittäin käytettävien toimintojen parissa.
Opinnäytetyötä voisi jatkaa laajentamalla sähköisen taloushallinnon tarkastelua muille taloushallinnon osa-alueille, kuten myyntireskontraan tai kirjanpitoon. Opasta voisi laajentaa tekemällä ohjeet myös ei-päivittäisiin toimintoihin, kuten tilinpäätökseen liittyviin toimiin. The aim of this thesis was to give the assigner Monetra LLC a guide to the software used in the accounts payable ledger. Monetra LLC is a company that provides financial services as well as personnel management services to its clients. Two different types of software are used in the accounts payable ledger. The guides made for both programs were designed for the daily use of the personnel working with the accounts payable ledger. The aim of this thesis was to the prepare guides easily readable and user-friendly.
This thesis is a functional development task. It consists of a theoretical and an empirical section. The theoretical section is based on a number of source books. This includes, for example electronic financial administration. The theoretical section has been restricted to investigate the accounts payable ledger. The theoretical section indicated that the use of electronic financial administration is becoming more and more frequent. Through the use of electronic financial administration, the processing of purchase invoices has become more efficient which of course brings cost savings to the company.
The empirical section of the thesis consists of two guides for the software used in the accounts payable ledger. Many screenshots have been used in the guides to better demonstrate what exactly should be taken into consideration in the different stages of the process. The guides help the personnel on a daily basis in the different stages of using the accounts payable ledger program.
In the future, this thesis could be extended to cover other sectors of electronic financial administration, such as accounts receivable ledger or accounting. The guide could also be expanded to provide instructions on non-daily processes such as issues dealing with financial statements.
Opinnäytetyö on toiminnallinen kehittämistyö. Opinnäytetyö muodostuu sekä teoria- että empiriaosuudesta. Teoriaosuuden tietoperusta on muodostunut lähdekirjallisuuden pohjalta. Teoriaosuudessa on tarkasteltu muun muassa sähköistä taloushallintoa ja se on rajattu koskemaan ainoastaan ostoreskontraa. Teoriaosuuden tuloksena todettiin sähköisen taloushallinnon olevan yleistymässä koko ajan. Sähköisen taloushallinnon myötä on esimerkiksi ostolaskujen käsittely tehostunut, mikä tuo yritykselle kustannussäästöjä.
Opinnäytetyön empiirinen osa koostuu kahden eri ostoreskontrassa käytettävän ohjelman oppaasta. Oppaassa on käytetty paljon kuvaruutukopiota, joihin on merkitty, mihin on erityisesti kiinnitettävä huomiota toimintojen eri vaiheissa. Opas ohjeistaa ostoreskontran työntekijöitä päivittäin käytettävien toimintojen parissa.
Opinnäytetyötä voisi jatkaa laajentamalla sähköisen taloushallinnon tarkastelua muille taloushallinnon osa-alueille, kuten myyntireskontraan tai kirjanpitoon. Opasta voisi laajentaa tekemällä ohjeet myös ei-päivittäisiin toimintoihin, kuten tilinpäätökseen liittyviin toimiin.
This thesis is a functional development task. It consists of a theoretical and an empirical section. The theoretical section is based on a number of source books. This includes, for example electronic financial administration. The theoretical section has been restricted to investigate the accounts payable ledger. The theoretical section indicated that the use of electronic financial administration is becoming more and more frequent. Through the use of electronic financial administration, the processing of purchase invoices has become more efficient which of course brings cost savings to the company.
The empirical section of the thesis consists of two guides for the software used in the accounts payable ledger. Many screenshots have been used in the guides to better demonstrate what exactly should be taken into consideration in the different stages of the process. The guides help the personnel on a daily basis in the different stages of using the accounts payable ledger program.
In the future, this thesis could be extended to cover other sectors of electronic financial administration, such as accounts receivable ledger or accounting. The guide could also be expanded to provide instructions on non-daily processes such as issues dealing with financial statements.