Prosessien kehittäminen osana Fivaldin käyttöönottoa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli auttaa toimeksiantajaa siirtymään uuteen ohjelmistoon nopeasti ja tehokkaasti. Toisena tarkoituksena oli hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti sähköistä taloushallintoa. Toimeksiantajana työssä on konsernina toimiva tilitoimisto, jolla on taloushallintoliiton auktorisointi. Toimeksiantaja havaitsi tarpeen ohjelmiston muuttamisesta ja yhtenäisemmistä toimintatavoista konsernin tilitoimistojen keskinäisessä vertailussa, jotka tehtiin yritysanalyysin yhteydessä. Toimistojen välisessä vertailussa havaittiin suuria eroja esimerkiksi kirjanpitäjien ajankäytössä, työmäärissä ja toimintatavoissa.

Työ on laadullinen toiminnallinen opinnäytetyö, sillä varsinainen toimeksianto on liitetiedostona työn lopussa. Työn teoriaosa rakentuu prosessien yleisestä teoriasta, prosessien kehittämisestä, sähköisen taloushallinnon haasteista ja mahdollisuuksista sekä taloushallinnon prosessiteoriasta. Teorian ymmärtämisen apuna on käytetty toimeksiantajan pyynnöstä havainnollistavia kaavioita. Tärkeimpinä lähteinä ovat teoriasta julkaistu kirjallisuus sekä taloushallinnon alan ammattilehdet. Opinnäytetyö auttaa toimeksiantajaa muun muassa ottamalla kaikki näkökulmat huomioon, mitkä sähköinen taloushallinto vaatii toimiakseen täydelliseksi.

Työn tuloksena on liitteenä oleva opas tilitoimistossa toimiville kirjanpitäjille, joka sisältää ohjeet yrityksien perustamisen vaiheista Fivaldiin. Työn tuloksena syntyi myös yhtenäiset uudistetut toimintatavat, jotka ovat sähköisen taloushallinnon mukaisia. Uudet yhtenäiset toimintatavat mahdollistavat muun muassa sairaslomien sijaisuudet sekä helpomman perehdytyksen uusille tuleville työntekijöille. Aiemmin konsernissa ainoastaan yhdellä tilitoimistolla oli yhtenäiset sisäiset toimintatavat, jotka otettiin opinnäytetyön laadinnan myötä myös muissa toimistoissa käyttöön. Sähköisen taloushallinnon hyödyntäminen vähensi muun muassa rutiinityön määrää. Laadittujen ohjeistuksien myötä kirjanpito-ohjelman käyttöönotto helpottui, sillä jokaisesta vaiheesta löytyy oma ohjeensa.

The aim of the thesis was to help the commissioner to transfer to the new accounting software Fivaldi as easily and efficiently as possible. Another aim was to benefit the electronic financial admistration. The commissioner of this thesis is an accounting company operating as a consolidated corporation with the authorization of the Financial Administration Union. The commissioner noticed a need an update of the program and a need for uniform ways of working. There were huge differences for example between accountants in their use of time, work hours and ways of working.

The thesis is a project-based work because the main product of is a report and it can be found at the end of the thesis as attachments. The theoretical part is based on the general theory of processes and the development of these processes. More over the theory discusses the challenges and possibilities of the electronic accounting as well as the process theory of financial administration. At the commissioner`s request, illustrative figures have been used to help a reader to understand the theory. The main sources are published literature of the theory and professional magazines. The thesis helped the commissioner to take into account all the aspects that the electronic financial administration needs in order to work properly.

In the attachments, the results of this thesis are introduced as instructions for the accountants working in the company. Instructions include information about adding a new client company to Fivaldi. In addition, updated methods were established during the thesis process. These methods follow the principals of electronic accounting and enable for example employees to easily substitute each other during sick leaves. Before writing this thesis, the corporation had uniform ways of working only in one their three accounting companies and these ways were implemented in their other two companies. New uniform ways of working helps taking new accountants because everyone has the same way to the work so teaching is easy. The thesis decreased the amount of routine work and made it easier for accountants to use the new program.