Raportoinnin kehittäminen: case Kuusamon kaupunki

Abstract

Kuusamon kaupungin tilikauden tulos on useana vuonna ollut tappiollinen, tosin vuoden 2013 tulos oli ylijäämäinen. Myös toimialojen talousarviot ovat ylittyneet alkuperäiseen talousarvioon nähden useana vuonna. Kesäkuussa 2013 kaupunginhallitus päätti säästötavoitteista vuodelle 2013 ja edellytti tasapainottamistoimenpiteiden käyttöönottoa ja raportointia kaupunginhallitukselle kuukausittain.

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää yleisellä tasolla tyypillisimmät syyt, joiden vuoksi talousarvioylityksiä toimialoilla pääsee syntymään ja määrittää sen perusteella nykyisen raportoinnin kehittämiskohteet. Lisäksi tavoitteena oli määrittää raportointi- ja johtamisjärjestelmään tarvittavat muutokset. Tietoperusta on hankittu perehtymällä kunnallistaloutta käsittelevään kirjallisuuteen. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jossa lähestymistapana oli tapaustutkimus ja tutkimusaineisto kerättiin haastattelemalla Kuusamon kaupungin toimialajohtajia, toimialojen talousvastaavia ja kaupungin hallinto- ja talousjohtajaa sekä benchmarkkaamalla internetin avulla kolmen kaupungin raportointikäytäntöjä.

Tutkimustulosten mukaan määrärahaylityksiä aiheuttivat tulojen ennustamisen vaikeus, sopimuksiin liittyvät asiat, erikoissairaanhoidon menot, luottotappiot, laiterikot, oikeuden päätökset, henkilöstöön liittyvät kustannukset kuten sijaisten käyttö, poissaolot, henkilöstön vuokraus ja työterveyshuolto. Toimintaympäristön muutos vaikuttaa palveluiden kysyntään kuten väestön kehitys ja muuttoliike, paikkakunnalla väestö ikääntyy ja nuoret muuttavat pois.

Talousarviota ja -suunnitelmaa laadittaessa strategian ja taloussuunnitelman välille tulee saada kiinteämpi yhteys, tuloskortin tavoitteita tulee olla kohtuullinen määrä ja ne tulee olla mitattavia sekä mittarit tulisi määritellä paremmin toimintaa kuvaaviksi. Osavuosikatsauksissa ja kuukausiraporteissa tulisi raportoida enemmän henkilöstötietoja. Kuukausiraporteissa tulisi olla sanallisia kommentteja, silloin niihin voidaan palata myöhemmin ja katsoa mitä vaikutuksia korjaustoimenpiteillä on ollut sekä lisätä sisäiset erät toimialojen toteutumaraportteihin. Taulukoita voisi havainnollistaa graafisilla kuvilla. Päättäjille tulee saada oikeaa ja oleellista tietoa oikeaan aikaan.

The result of the financial year in the town of Kuusamo has been unprofitable for several years. However, the result for the year 2013 was profitable. Compared with the original budget, the budgets of various departments have been exceeded several years. In June 2013 the town board made a decision on the cost savings target for the year 2013 and required the introduction of appropriate reporting to the town board every month.

The purpose of this study was to define the most typical reasons why the departments exceed their budgets, and to select the areas of development, based on the reporting. In addition, the purpose was to determine the changes required in the reporting and management systems. The information has been gathered from studying the literature about municipal economy. The study was carried out as a qualitative study in which the approach was a case study, and the research material was collected by interviewing the department managers, the financial people in departments and Director of Administration and Economy. The reporting systems of three other towns were also benchmarked.

According to the research results, the reasons for exceeding the budgets included difficulties to estimate income, cost of agreements, credit losses and equipment failure. In addition, it is difficult to estimate staff-related costs caused by for example absences and the need for substitutes, staff rental, occupational health services, and special health care services. The change in the operating environment affects the demand for the services, as the population ages and the young people move away from the region.

A stronger connection between the budget and financial plan needs to be obtained. There need to be a moderate number objectives in the scorecard and they need to be measurable. The indicators should also be better specified to describe the operations. In the interim and monthly reports more staff information should be reported. There should be written comments in the monthly reports, so that it would be possible to return later to them and look at what effects the corrective maintenance actions have had. The tables could be illustrated with graphs. The decision-makers should obtain correct and essential information at the right time.