Leadership aspects in project: project manager's point of view

Abstract

This Master Thesis is focused on project leadership and the phenomena that exist in the project from the Project Manager’s point of view. The Thesis is based on one EU-financed building project. It is typical for EU-financed projects that the project organization consists of partners and the budget is based on program financing and the funding share of the partners. The project schedule is limited and after the deadline it is not possible to make any costs or tasks. The projects are also public. The project scope, partners and budget are often defined in advance and the project manager is recruited after that.

The target of the Thesis was to figure out leadership phenomena in the project environment and construct them by using literature and research. The type of the thesis is case-study and narrative research and it is based on only one project. This is the reason why it is not possible to use a comparable or quantitative research.

The leadership phenomena found were communication, trusting, motive and motivation as well as leading of know-how. Communication creates open and motivating atmosphere in the project. By communication one can increase people’s trust in each other and further keep minds open. An individual’s personal motive influences his / her behavior, for example a business motive can make a person try to advance his / her own interest instead of a common project target. Also project partners have different know-how, and together with their motives and motivation it shapes the capability of the project organization. These items make a great challenge for a Project Manager to lead people in the project and find the appropriate leader role.

A result of this work is a chart on how to prepare viewpoints of the leadership during the project planning. The most important question is to evaluate the project partners both at the organizational and personal level as well as their motives to participate in the project. It also helps a lot when evaluating if there is a conflict of interests in the partner’s businesses and even when evaluating their personal know-how. This gives background information to estimate the project organization’s capability to achieve the target. By analyzing this background information one can define the role of the Project Manager. Information can also be utilized when recruiting the Project Manager. This information creates a communication plan or model for managing leadership aspects in the project.

Opinnäytetyössä käsitellään projektinjohtamista ihmisten näkökulmasta ja siitä, millaisia ilmiöitä ihmisten johtamiseen liittyy projektipäällikön näkökulmasta. Työ on tehty tarkastelemalla yhtä EU-rahoitteista rakennusprojektia. EU-rahoitteisen projektin tunnuspiirteitä ovat esimerkiksi se, että projektiorganisaatio koostuu partnereista, sen budjetti perustuu hankerahaan ja partnereiden omarahoitusosuuteen. Projektin aikataulu on määrätty ja kun se päättyy, ei projektille voi enää kirjata kustannuksia tai tehtäviä sekä projektit ovat julkisia. Projektin partnerit, projektisuunnitelma ja budjetti on usein päätetty ennen kuin projektipäällikkö palkataan. Rekrytointi tehdään yleensä sitten, kun rahoittaja on hyväksynyt suunnitelman ja päättänyt hankerahan maksamisesta.

Työn tavoitteen on ollut selvittää ihmisten johtamiseen liittyvät ilmiöt ja tulkita niitä kirjallisuuden ja tutkimustulosten avulla. Ilmiöiden havainnoimisessa tutkimusmenetelmänä on käytetty tapaustutkimusta ja työ on kerronnallinen tutkimus. Koska työ perustuu ainoastaan yhden projektin tarkasteluun, työssä ei ole voitu esittää vertailtavuutta muihin vastaaviin projekteihin.

Ihmisten johtamisen näkökulmasta projektissa nousi esille seuraavat ilmiöt: kommunikointi, luottamus, motiivi ja motivointi, tietotaidon johtaminen. Kommunikoinnilla voidaan luoda ihmisten johtamiseen avoin ja motivoiva ilmapiiri. Kommunikoinnin avulla voidaan auttaa ihmisiä luottamaan toisiin ja sitä kautta pitämään avointa ilmapiiriä. Ihmisten käytökseen vaikuttaa usein motiivi. Jokaisella on oma motiivi, esimerkiksi liiketoiminnallinen, olla hankkeessa tai projektissa. Oma motiivi voi jopa aiheuttaa sen, että pyritään edistämään sen toteutumista ennemmin kuin yhteistä projektin asettamaa tavoiteta. Projektin partnereilla on myös erilainen tietotaito ja yhdessä motiivin ja motivoinnin kanssa se muokkaa projektiorganisaation kyvykkyyden. Tämä tekee ihmisten johtamisen haasteelliseksi projektipäällikölle ja riippuen projektin jäsenien taustasta, projektipäällikön rooli ihmisten johtamisena voi olla esimerkiksi inspiroija.

Työn tuloksena on esitetty kaavio millä tavalla ihmisten johtamisen näkökulmaa voisi valmistella jo hankkeiden suunnittelussa. Tärkeintä olisi kyetä arvioimaan projektin jäsenyritysten tai organisaatioiden motiivi olla hankkeessa ja sitä kautta selvittää myös yksittäisen ihmisen motiivit ja osaaminen. Näiden perusteella pystyisi arvioimaan, onko mahdollista tulla esiin eturistiriitaa esimerkiksi liiketoiminnan näkökulmassa. Samalla voi arvioida myös projektin kyvykkyyttä hoitaa annettu tehtävä. Taustatiedon avulla voidaan myös arvioida paremmin projektipäällikön rooli hankkeessa ja hyödyntää tieto rekrytoinnissa. Näiden perustietojen avulla voidaan luoda kommunikointisuunnitelma tai – malli, jonka avulla hallitaan projektin ihmisten johtaminen.