Salassa pidettävän tekstin peittämisprosessin kehittäminen valtioneuvoston kansliassa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää tekstin peittämisen eri metodeja ja niiden haavoittuvuuksia. Selvityksen tulosten avulla tarkoituksena oli tuottaa työn toimeksiantajalle, valtioneuvoston kanslialle, ohje salassa pidettävän tekstin oikeaoppiseen peittämiseen. Valtioneuvoston kanslialla ei ollut tätä ennen organisaatiotasoista, yhtenäistä prosessia salassa pidettävän tekstin peittämiseen.

Työn tietoperustaa varten käytettiin viranomaisten toimintaa ja asiakirjajulkisuutta ohjaavia lakeja sekä muuta tekstin peittämistä, sen haavoittuvuuksia sekä tietoturvallisuutta käsittelevää kirjallisuutta. Pääasiallisina aineistonkeruumenetelminä käytettiin kuvailevaa kirjallisuuskatsausta sekä teemahaastattelua. Kuvaileva kirjallisuuskatsaus loi pohjan opinnäytetyön tuotokselle, ja haastattelut tukivat tuotoksen rungon muotoilua.

Kuvailevan kirjallisuuskatsauksen avulla selvisi, että lähes kaikissa tekstin peittämismetodeissa on haavoittuvuuksia. Ainoa täysin varma tekstin peittämistapa on tekstin poistaminen kokonaan fyysisistä asiakirjoista joko ennen niiden lähettämistä tietopyynnön tekijälle taikka skannaamista digitaaliseen muotoon. Haastattelujen yhteydessä käydyt keskustelut tarkensivat valtioneuvoston kanslian vastaanottamien tietopyyntöjen laatua ja määrää eri yksiköissä. Itse haastattelut auttoivat ohjeen muotoilussa tarkoituksenmukaiseen muotoon. Haastattelujen tulosten avulla muun muassa luotiin kuvalliset ohjeet tekstin peittämiseen eri ohjelmissa.

Työn tuotoksena luotiin 10-sivuinen ohje valtioneuvoston kanslialle ja sen virkamiehille salassa pidettävän tekstin oikeaoppisesta peittämisestä. Ohjeesta luotiin 2 yhden sivun liitettä, joissa peittämisprosessi kuvataan tiivistetysti sekä digitaalista että fyysistä lähdemateriaalia varten. Ohjeen voi tarvittaessa laajentaa koskemaan koko valtioneuvostoa, jolloin kaikilla ministeriöillä olisi yhtenäinen ohjeistus salassa pidettävän tekstin peittämiseen. Opinnäytetyössä esiteltäviä liitteitä voi käyttää sekä julkisella että yksityisellä sektorilla ohjeistuksena tai ohjeistuksen runkona tekstin oikeaoppiseen peittämiseen.

The purpose of the thesis was to investigate various methods of text redaction and their vulnerabilities. Based on the results of the investigation, the purpose was to provide guidelines for the proper redaction methods of confidential text for the commissioning party, the Prime Minister's Office (PMO). Prior to this, the PMO did not have an organizational level, uniform process for redacting confidential text.

The theoretical framework of the thesis relied on laws governing government officials and their actions and document transparency, as well as other literature addressing text redaction, its vulnerabilities, and information security. The primary data collection methods used for the thesis were a descriptive literature review and thematic interviews. The descriptive literature review laid the foundation for the deliverable, while the interviews supported the structuring of the final deliverable.

Through the descriptive literature review, it was revealed that nearly all methods of text redaction have vulnerabilities. The only entirely secure way to redact text is by completely removing the text from physical documents before either sending them to the requester or scanning them into digital format. Discussions both preceding and following the interviews clarified the nature and quantity of information requests received by different departments in the Prime Minister's Office. The interviews themselves assisted in formulating the guidelines into a more practical form. Through the results of the interviews, among other things, visual instructions were created for redacting text in different programs.

The deliverable of the work was a 10-page guideline for the Prime Minister’s Office and its officials on the proper methods of redaction of confidential text. Two one-page appendices, illustrating the redaction process concisely for both digital and physical source materials, were created from the guideline. If necessary, the guideline can be expanded to encompass the entire government, providing a uniform set of instructions for redacting confidential text to all ministries. The appendices presented in the thesis can serve as guidance or as the framework for proper text redaction in both the public and private sectors.