Taloushallinnon prosessien mallintaminen ja kehittäminen kohdeyrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on kartoittaa kohdeyrityksen neljän taloushallinnon prosessien nykytilat sekä etsiä niistä mahdolliset ongelmakohdat ja kehittämisen kohteet. Kohdeyrityksenä on Oulussa toimiva Omapaja Oy, jossa voi työllistyä itsenäiseen työsuhteeseen. Toiminta on tarkoitettu henkilöille, jotka haluavat työskennellä yrittäjämäisesti ilman oman yrityksen perustamista. Tällaisia henkilöitä kutsutaan pajayrittäjiksi. Opinnäytetyön tavoitteena on saada yrityksen taloushallinnon prosessit sujuvammiksi sekä saada toimiston ja pajayrittäjien välinen yhteistyö toimimaan yhä paremmin. Työ on toiminnallinen opinnäytetyö, sillä lopullinen tuotos on pajayrittäjille tarkoitettu ohjekirja. Teoriaperustassa tullaan käyttämään pääosin erilaisia kirja- ja nettilähteitä sekä ajankohtaisista artikkeleita. Työn aikana pidän yhden teemahaastattelun sekä kolme yksilöhaastattelua empiriaosaa ja ohjekirjaa varten. Työskentelen itse tällä hetkellä yrityksessä osa-aikaisena työntekijänä, joten työn tietoperustana tulen käyttämään myös työkokemuksestani saamiani tietoja. Opinnäytetyön tarkasteltaviksi prosesseiksi on valittu myyntilasku-, ostolasku-, matka- ja kululasku- sekä raportointiprosessi, koska ne koetaan yrityksessä olevan tällä hetkellä kaikista eniten kehityksen tarpeessa. Kaikki neljä prosessia tullaan käsittelemään raporttiosassa sekä liitteissä mallinnetaan myyntilasku-, ostolasku-, matka- ja kululaskujen prosessikaaviot. Ohjekirjan tarkoituksena on helpottaa uusia pajayrittäjiä aloittamaan toiminta sekä ongelmien ilmetessä löytämään vastaukset kirjasta. Tämä helpottaa pajayrittäjien ja toimiston välistä yhteistyötä niin, että pajayrittäjien ei tarvitse pienten ongelmien tullessa aina soittaa toimistolle. Taloushallinnon prosesseista löytyi potentiaalisia kehittämisen kohteita, jotka ovat hyödynnettävissä yritykseen. Tämän työn aikana yrityksessä ei ole vielä tehty konkreettisia muutoksia, mutta lähitulevaisuudessa osa kehitysehdotuksista tullaan ottamaan käyttöön.

The purpose of this dissertation is to survey the present states of the four financial management processes of the target company and to search for possible problems as well as areas that potentially need improvement. The target company is Omapaja Oy that operates in Oulu and is one which provides a self-employment environment. The company provides a service which allows one to work self-employed without the immediate need to incorporate a company. Such self- employed people are referred to as “workshop entrepreneurs”. The objective of this dissertation is to improve both the processes of the financial management of the company as well as the cooperation between the office and the workshop entrepreneurs. This work is a functional dissertation because the final output is an instruction manual directed at the workshop entrepreneurs. Various book sources, Internet sources and current articles have been used as the theory foundation. During this work one theme interview and three individual interviews have been conducted for the empirical portion and for the instruction manual. I currently work for the aforementioned company part-time and I have used information gathered from my work experience as a basis for this work. The sales billing process, purchase ordering process, travel expense process and general expense process have chosen to be examined in this dissertation as they were identify as the ones most in need of development and improvement. All four processes are dealt with in the report section and the appendices contain framework processes for sales billing, purchase ordering, travel expenses and general expenses. The purpose of this instruction manual is to assist the workshop entrepreneurs to get start and to provide answers to potential problems as they arise. This manual provide answers to the entrepreneurs in order to eliminate the immediate need to contact the office if specific small problems arise. From within the financial management processes can be found areas of improvement which are beneficial to the company. Permanent changes have not been made during this work however in the near future some of the proposals which have been developed will potentially be put to use.