ICT-muutoksenhallinnan viestinnän kehittäminen julkisen terveydenhuollon organisaatiossa : tutkimuksellinen kehittämistyö

Abstract

ICT-muutoksenhallinnan viestinnässä terveydenhuollon organisaatiossa on haasteita. Kriittistä palautetta tulee eniten muutoksen aikaisesta viestinnästä. Esihenkilö tai vastuuhenkilö jakaa tietoa muutoksista omissa yksiköissään eteenpäin eri viestinnän ja tiedottamisen työkaluilla. Joissakin tapauksissa tiedotteet tulevat liian suppealla jakelulla yksiköihin, jolloin tiedotteet eivät tavoita kaikkia tarvittavia henkilöitä. Tiedotteiden ja viestinnän kieli, jota käytetään, voi olla liian teknistä, jolloin henkilökunnalle jää epäselväksi mitä tulee tapahtumaan, miten pitää tietoliikenteen käyttökatkokseen varautua ja miten tuleva ICT muutostyö tulee vaikuttamaan heidän työhönsä. ICT-muutoksessa viestintäsuunnitelma on tärkeä työkalu, jossa käydään läpi mitä muutoksesta viestitään, kenelle viestitään, milloin ja millä työkaluilla viestitään.

Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä eräässä terveydenhuollon organisaatiossa. Pääpaino opinnäytetyöllä oli sisäisen viestinnän kehittämisessä. Tutkimusvaiheen tarkoituksena oli saada tietoa viestinnästä muutoksien aikana. Tavoitteena on saada käsitys muutoksenhallinnan ja muutosjohtamisen viestinnästä ja sen haasteista, työkaluista, sekä löytää uusi tai kehittyneempi muutoksenhallinnan toimintatapa tai malli, jolla muutoksen vaikutuksen piiriin liittyvät henkilöt voidaan tavoittaa ennen ja jälkeen ICT-muutostöiden. Opinnäytetyön aineistoa kerättiin kirjallisuudesta, aikaisemmista tutkimuksista, tieteellisistä artikkeleista ja webropol- lomakehaastattelun avulla. Lomakehaastattelun aineisto analysointiin sisällön analyysilla. Aikaisempaa tutkimusta ICT-muutoksenhallinnan viestinnästä ei valituista tietokannoista löytynyt.

Kehittämistyön tuloksena saatiin tutkittavaan organisaatioon kehitettyä muutoksen koordinaattorille viestintäsuunnitelma ohje ja mallitiedotepohja. Kehittämisvaiheen tarkoituksena oli myös innovoida muutoksenhallinnan viestinnän saavutettavuuden parantaminen uusilla, esimerkiksi vain muutoksenhallintaa käsittävä intranet sivusto, selkeämpi asiakastiedotemalli, sekä kehittää julkisen terveydenhuollon organisaatiossa tapahtuvaa muutoksenhallinnan viestintää.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että ICT-muutoksista tietoa yksiköihin tulee useilla erityövälineillä ja yksiköiden sisällä tietoa jaetaan eteenpäin myös useammilla eri tavoilla. Haasteena koettiin tiedotteen kieli ja saavutettavuus. Intranetin sivuista halutiin selkeät, josta tarvittava tieto löytyy nopeasti. Muutostiedotteen haluttiin olevan lyhyt ja ytimekäs, josta selviää nopeasti muutoksen vaikutukset työhön.