Financial and organizational impacts of IT-systems delivery model change : from perpetual- to SaaS licensing model

Abstract

Yhä useampi organisaatio muuttaa tietojärjestelmiensä toimitusmallia pysyvistä investoinnein hankittavista lisensseistä Software-as-a-Service (SaaS) mallilla hankittavaksi palveluksi. SaaS malli sisältää sekä ohjelmiston käyttöön oikeuttavan lisenssin että ohjelmiston tuen sekä järjestelmän hostauksen palveluntarjoajan toimesta. SaaS palvelun laskutusmalli on tilauspohjainen, jossa asiakas maksaa ohjelmiston käytöstä eikä joudu investoimaan ohjelmistoon. Tällä on muutos yrityksen talouteen sillä investointien sijaan tietojärjestelmät muuttuvat muuttuviksi kuluiksi. Lisäksi SaaS palvelumalli muuttaa tietohallinnon resurssi, rooli ja osaamistarpeita.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia palvelumallin muutoksesta johtuvaa taloudellista ja organisatorista muutosta isossa kemianteollisuuden yrityksessä. Työ tehdään vertailemalla viiden eri tietojärjestelmän SaaS palvelumallin käyttöönoton tuomasta muutoksesta yrityksen IT kuluihin ja organisaation työmäärään sekä roolin ja osaamisen muutokseen viiden vuoden aikajaksolla.

Opinnäytetyö osoittaa, että SaaS järjestelmien käyttö voi olla liiketoimintakriittisten tietojärjestelmien osalta taloudellisesti ja organisatorisesti oikea ratkaisu mutta se ei ole sitä automaattisesti. Opinnäytetyöstä selviää, että jokaisessa käyttötapauksessa pitää tehdä huolellinen vertailu oikean mallin valitsemiseksi ja parhaimmin SaaS palvelu sopii sellaisiin käyttötapauksiin, joissa hyödynnetään SaaS palveluille ominaisia piirteitä, joita ei yksittäisen yrityksen sisäverkon palveluilla ole.

Organizations are increasingly changing the delivery model of their IT-systems from perpetual licensing and in-house hosting to Software-as-a-Service (SaaS) model. SaaS model contains the license to use the system, hosting and support services provided by the system vendor provisioned from multicustomer platform. The whole SaaS delivery is billed as subscription where the client pays for the usage of the system instead of investing to licenses, changing the expenditure from capital expenditure to operative expenditure. Utilizing SaaS services has implications to IT- resourcing, the roles and skills, and financial impacts to client companies.

This thesis is based on case study in a large chemical company of five different business critical IT -systems moving from perpetual licensing to SaaS model. In the case study the financial impact and impact to IT-organization is studied. Financial impacts are studied over five-year period comparing the perpetual in-house hosting and the SaaS service, including the implementation project of both types of deliveries. Besides the financial impact also the impact to IT organization is studied regarding IT organizations roles and skills needed for procurement and continuous services in IT.

Results of the case study shows that moving towards SaaS services can be the right model to run business critical systems, but it is not the right way in all cases. The case study shows that in every different use case careful consideration of financial viability and organizational suitability must be done and moving to SaaS services must utilize the unique use cases in which the SaaS services excel compared to IT systems hosted within the company network.