Ostolaskuprosessien tehostaminen automaatiota ja tekoälyä hyödyntäen tilitoimistossa X

Abstract

Ostolaskuprosessi on kirjanpidon kokonaisuuteen kuuluva prosessi, joka kattaa ostolaskujen käsittelyn vaiheet ostosta maksuun. Ostolaskuprosessi on perinteisesti kirjanpidon suurimpia ja aikaa vievimpiä osa-alueita. Organisaatioiden taloushallintoon liittyvien viranomaisvelvoitteiden lisääntyminen ja ilmoitusaikataulujen tiukentuminen sekä yritysjohdon kasvavat tarpeet taloushallintoa koskevan tiedon reaaliaikaisuudesta, ketteryydestä ja tulkinnasta haastavat taloushallinnon resursseja. Tähän murrokseen pyritään taloushallinnossa vastaamaan nyt erityisesti digitalisoimalla ja automatisoimalla kirjanpidon prosesseja. Kasvavat raportointipaineet ja asiakasodotukset näkyvät myös tilitoimistoissa, joissa taloudellista informaatiota tuotetaan ja tulkitaan lukuisille asiakkaille ja heidän sidosryhmilleen.

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana on suomalainen tilitoimistoyritys, jonka tarpeena oli löytää keinoja yritysasiakkaiden ostolaskuprosessien tehostamiseen. Näitä ratkaisuja lähdettiin kartoittamaan opinnäytetyössä erityisesti järjestelmäautomaation, ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn mahdollistamien ratkaisujen näkökulmasta. Opinnäytetyön tavoitteena oli tunnistaa, löytää ja määritellä erilaiset ostolaskuprosessit ja niiden vaiheet sekä toimeksiantajan taloushallinnon järjestelmissä hyödynnettävät erilaiset automaation, robotiikan ja tekoälyn keinot ostolaskuprosessien tehostamiseksi. Opinnäytetyön tarkoituksena oli tuottaa tehostamisen keinoja esittelevät prosessikuvaukset, joita toimeksiantajan henkilöstö voi hyödyntää oman ostoreskontratyöskentelynsä automatisoimisessa sekä perehdyttämisen välineenä.

Opinnäytetyön tietoperusta kerättiin prosessijohtamisen periaatteiden, prosessien kuvaamisen ja lean-johtamisen sekä sähköisen ostolaskuprosessin teorian ympärille. Lähestymistapana käytettiin tapaustutkimusta ja soveltuvilta osin konstruktiivista tutkimusotetta, sillä opinnäytetyön tavoitteena oli perehtyä syvällisesti tiettyyn ilmiöön ja luoda konkreettinen kehittämistyön lopputuotos. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin kyselyä, haastattelua, ryhmähaastattelua ja dokumenttianalyysia.

Tutkimuksessa saatujen tulosten perusteella muodostettiin toimeksiantajalle järjestelmäkohtaiset prosessikuvaukset ostolaskujen käsittelystä ja siihen hyödynnettävissä olevista automaation, robotiikan ja tekoälyn mahdollisuuksista. Tutkimuksesta selviää, että sekä ostolaskuprosessin digitaalisuuden ja automaatioiden nykyinen käyttöaste että niiden hyödyntämismahdollisuudet ovat alttiita esimerkiksi järjestelmä- ja asiakaskohtaiselle vaihtelulle, ja että digitalisaation ja automatisoinnin todellisten hyötyjen saamiseksi ostolaskuprosessit vaativat vielä sekä tietynlaista yhtenäistämistä että taloushallinnon asiantuntijan prosessi-, järjestelmä- ja asiakastuntemusta.