Intranet organisaatiokulttuurin uudistuksen tukena: Case Oulun Energia

Abstract

Tämän opinnäytetyön tilaajana toimii Oulun Energia -konserni. Konsernin emoyhtiö yhtiöityi Oulun kaupungin liikelaitoksesta osakeyhtiöksi vuoden 2014 lopussa. Yhtiöityminen katalyyttina konserni pyrkii uudistumaan ja pyrkimyksen tueksi syksyllä 2014 aloitettiin Valovuosia edellä -organisaatiokulttuurin kehittämisprojekti. Projektin tavoitteena oli puolivuotiskauden aikana saada aikaan rakenteita, joilla pystytään kehittämään organisaatiokulttuuria yhtenäisemmäksi, parantamaan henkilöstön hyvinvointia ja kehittämään työyhteisön innovatiivisuutta. Kulttuurin kehityksen perimmäinen tarkoitus on saada konsernin strategiset päätökset siirtymään nopeasti operatiivisen työn tasolle. Hyvinvoiva ja yhtenäinen työyhteisö, joka osallistuu itse strategianpäivitystyöhön, on optimaalinen tähän tarkoitukseen.

Opinnäytetyöllä on kaksi tavoitetta – kuvata konsernissa tapahtuvaa Valovuosia edellä -organisaatiokulttuurin kehittämisprojektia sekä kehittää projektin tavoitteita tukevaa viestintää konsernin toiminta- ja intranet Propussa. Kehittämisprojektin kuvausta varten tehtiin haastattelututkimus. Haastateltavia olivat konsernin sisäiset sekä ulkoiset asiantuntijat liittyen yhtiöitymiseen, Valovuosia edellä -projektiin ja viestintään. Sisäisen viestinnän kehitysehdotukset perustuvat työn teoreettiseen viitekehykseen ja Valovuosia edellä -projektin tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Tietoperustan lähteinä on käytetty haastatteluja, kirjallisuutta, verkkolähteitä sekä kokemusperäistä tietoa perustuen 10 kuukautta kestäneeseen työsuhteeseen konsernin viestintäyksikössä.

Valovuosia edellä -projektin kuvauksessa käytiin läpi projektin lähtökohdat, tavoitteet ja toimenpiteet. Intranet Propussa tapahtuvan viestinnän kehitysehdotukset perustuvat projektin tavoitteisiin. Ehdotukset ovat erilaisia viestinnän keinoja ja tyylejä, jotka edesauttavat projektin tavoitteisiin pääsyä. Keinoissa ja tyyleissä pyrittiin käyttämään mahdollisimman laajasti intranet Propun erilaisia työkaluja. Lisäksi työssä pyrittiin ideoimaan sitä, kuinka mahdollisimman suuri osa henkilöstöstä saataisiin käyttämään intranet Proppua ja kuinka Proppu voisi kannustaa myös kasvokkain viestintään.

Viestinnän kehitysehdotuksissa kuvattavat erilaiset keinot ja tyylit ovat kohtalaisen helposti toteutettavissa. Keinot edesauttavat konsernin yhtenäisyyttä, parantavat johdon ja henkilöstön keskusteluyhteyttä ja sitä kautta luovat hyvinvointia ja innovatiivisuutta. Ne lopulta tekevät organisaatiosta vastaanottavaisemman, ketterämmän ja kustannustehokkaamman.

This bachelor’s thesis was commissioned by Oulun Energia Corporation of energy. At the end of 2014 the public utility of Oulu became a limited company. With the process as a catalyst, the group aims to develop, and as a support for that a development project about the organizational culture, Valovuosia edellä, was established. The goal of the project was to create structures with which the organizational culture could become more uniform, to enhance the wellbeing and creativity of the personnel. The fundamental goal of this development is to implement the corporate’s strategic decisions into the operative level. A healthy and unified work community, which participates in the updating of the strategy, is optimal for this purpose.

The thesis has two objectives: firstly, to describe the ongoing development project, Valovuosia edellä, and secondly, to improve the internal communication on the intranet, Proppu, in order to support the development project goals. An interview study was conducted based on which the development project was described. The interviewees included internal and external experts of the company, the project as well as the corporation communications. The development ideas for the internal communication are based on the theoretical background of the thesis and the content of the development project. The background involves a set of interviews, literature and internet data. In addition, the authors experience based on a ten-month employment in the communications unit was used to inform the theoretical background.

The description of the development project, Valovuosia edellä, determined starting points, goals as well as procedures for the project. The improvement ideas for communication to supports this development project through the Intranet was based on the project’s goals. The aim was to pro-vide ideas of different communicational means as well as styles to help achieve the project goals. A wide range of the intranet tools in Proppu tools were used in planning the communicational means. In addition, the thesis aimed to generate ideas about how as wide a range of personnel as possible could begin to use the intranet, and how the intranet could also encourage face-to-face communication.

The methods and styles described in the communication development ideas were adequately easy enough to be carried out. The methods contribute to the company’s unity and to improve the conversational culture between the administration and personnel, thereby, creating wellbeing and creativity within the work community. Finally, they will make the organization more receptive, agile and cost effective.