Matkahankintojen kustannustehokkuuden lisääminen: Case Oulun seudun koulutuskuntayhtymä

Abstract

Yleinen heikentynyt taloustilanne vaikuttaa myös koulutusorganisaatioihin. Koulutuskuntayhtymissä joudutaan pohtimaan uusia taloudellisempia toimintatapoja tulorahoituksen pienentyessä.

Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja oli Oulun seudun koulutuskuntayhtymä (Osekk). Matkustamisesta aiheutuvat kustannukset muodostavat suuren kuluerän Osekkille, sillä Osekk on suuri työnantaja, henkilöstömäärä on noin 970. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kuinka matkapalveluja voitaisiin hankkia nykyistä toimintamallia kustannustehokkaammin. Tällä hetkellä matkapalvelut hankitaan kilpailutetun sopimusmatkatoimiston kautta. Yhtenä vaihtoehtona on noussut esiin malli, jossa kotimaan matkapalvelut hankittaisiin suoraan Osekkin eri yksiköistä käyttäen eri palveluntuottajien varauskanavia. Ulkomaan sekä ryhmämatkojen matkapalvelut hankittaisiin edelleen sopimusmatkatoimiston kautta hyödyntäen matkatoimiston asiantuntijuutta.

Opinnäytetyön tietoperustan muodostavat julkisia hankintoja ohjaavat lait ja ohjeistukset, kunta-alan matkustamista ohjaavat sopimukset ja ohjeistukset sekä toimeksiantajan matkustusprosessin kuvaus.

Kysymyksessä oli työelämän kehittämistehtävä, jonka tavoitteena oli tuottaa kehittämisehdotuksia, mutta ei vielä viedä muutosta eteenpäin. Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena käyttäen laadullisia kehittämismenetelmiä. Tiedonkeruumenetelmiä oli useita. Dokumenttianalyysin pohjalta tehtiin hintavertailu, jossa vertailtiin vaihtoehtoisia tapoja hankkia kotimaan matkapalveluja. Osekkin matkayhdyshenkilöille tehdyllä kyselyllä kartoitettiin matkanvaraajien ajatuksia ja kehittämisideoita. Lisäksi toteutettiin benchmarking teemahaastattelujen avulla, joiden tavoitteena oli selvittää muiden koulutuskuntayhtymien tapaa hankkia matkapalveluja sekä hankinnoissa mukana olevien henkilöiden kehittämisajatuksia.

Tulosten perusteella matkahankintojen toimintatapa, jossa kotimaan matkapalvelut hankittaisiin suoraan Osekkin toimipisteistä, näytti tuovan merkittävän kustannussäästön. Osekkin toimipisteistä tehtävät varaukset edellyttävät yritysluottokorttien hankkimista matkanvaraajille. Tällä hetkellä haasteena on saada yritysluottokortilla tehdyt matkaostot siirtymään matkahallintaohjelmaan oikean matkustajan kuluksi, mikä olisi edellytys toimivalle kustannusseurannalle. Kyselyn perusteella Osekkin matkanvaraajat olivat pääsääntöisesti tyytyväisiä nykyiseen käytössä olevaan toimintamalliin, vaikka osa pitikin palvelua kalliina.

Educational organizations are also affected by the weakened economy. The Regional Joint Authorities of Education have to consider new, more economic approaches as cash flow financing diminishes.

The client for this thesis was The Oulu Region Joint Authority for Education (Osekk). Traveling costs form major expenses for Osekk since it employs approximately as much as 970 people. The aim of this thesis was to find a more cost effective way of acquiring travel services. At present, travel services are acquired through a contracted travel agency, chosen through competitive bidding. As an alternative, it has been suggested that domestic travel services would be acquired directly by separate units of Osekk, using the booking channels of different service providers. International travel services as well as group travel services would still be acquired through the contracted travel agency using their expertise.

The knowledge base for this thesis consists of the laws and guidelines regarding public procurement, contracts steering travelling for the municipal sector, and the description of the travel process for the client.

This was a working life development task with the aim of producing improvement suggestions, without actually implementing the changes. The thesis was executed as a case study, using qualitative methods. There were several methods of acquiring data. Based on document analysis, a price comparison of alternative ways of acquiring domestic travel services was carried out. A query for travel contact people was used to map out the thoughts and development ideas of travel bookers. In addition, benchmarking was done using interviews that aimed at finding out the way other Regional Joint Authorities of Education acquire travel services, and the development ideas of people involved in the procurement.

Based on the results, it seems that the suggested approach of acquiring domestic travel services directly at Osekk units would bring significant cost savings. Booking travel at Osekk units requires company credit cards to be acquired for the travel bookers. Currently, transferring travel purchases made with the company credit card to the correct person in the travel management system presents a problem. This is required for the expense follow-up to work reliably. Based on the query, travel bookers at Osekk were mainly content with the current approach, although some considered the service expensive.