Sopimusprosessi ja käytettävyys

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tuoda esille seuraavat käytännön kehittämiskohteet sopimusprosessiin ja sopimusten käytettävyyteen. Perehdyin Tampereen kaupungin sopimushallinnan ohjeistuksiin, sopimusten eheyteen ja sopimushallintajärjestelmään. Sopimukset, niiden liitteet ja muu dokumentaatio tulee saada ajantasaiseksi ja helposti käytettäväksi, jotta ne tukevat sopimuksien sisällön tavoitteitta kaupungin strategian kannalta.

Sopimushallintaan liittyvä lainsäädäntö ja sitä tarkentavat sisäiset määräykset sekä ohjeet tulee löytyä helposti ja saavutettavasti sekä niiden pitää olla mahdollisimman hyvät käytettävyydeltään. Tärkeimmät lait ovat oikeustoimi-, kunta-, hankinta-, ja hallintolaki sekä muut tietojen eheyteen liittyvät. Sopimusoikeutta tarvitaan itse sisällön hallitsemiseen ja se rajautui pois tästä.

Valitun päiväkirjamallisen opinnäytetyön tekeminen mahdollisti hyvin uuteen organisaatioon ja sen toimitaan perehtymisen asia kerrallaan. Tämä mahdollisti myös haasteiden ja kehittämistoimenpiteiden havainnot. Tutkimuksellisesta tavasta toteuttaa opinnäytetyö olisi ollut enemmän hyötyä organisaatiolle, mutta siihen ei ollut nyt mahdollisuutta.

Tekemieni havaintojen dataa läpikäyden ja keskustelujen osalta ilmeni kehittämisen kohteita sopimusten puuttumisena järjestelmästä, sopimusten löydettävyydessä ja käytettävyydessä sekä järjestelmän hyödyntämisessä. Myös päättyneen sopimushallinta projektin ja sisäisen tarkastuksen raporttien tulokset antoivat tiedon jatkuvalle kehittämiselle. Resurssienkäytön osalta tehostamista ja tarkentamista tarvitaan, jolloin sopimushallintaa on mahdollisuus toteuttaa tehokkaasti, laadullisesti, toiminnallisesti ja tavoitteellisesti.

Johtopäätöksinä nousee esille ydin- ja tukiprosessien määrittely ja sujuvuuden uudelleen arviointi, viestinnän tehostaminen ja jatkuvan ja päivittäisen sopimushallinnan ohjauksen tuen tarve prosessimääritysten lisäksi. Tiedolla johtamista sopimusten sisällön tavoitteiden seurantaan ja valvontaan tarvitsee lisätä järjestelmän käytön ja viestinnän avulla.

The purpose of thesis was to study the current process and usability of contracts in the City of Tampere. First, the system of contract management was studied and secondly data integrity was examined. All contract related instructions were reviewed. The objective was to highlight and give some development proposals and points of view on the contract process and how to improve the usability of contracts. Any documentation should be accessible in the right system at the right time. This support strategy of accessible contracts can be reached in the City of Tampere.

All clarifying internal rules and legislation related contracts must be found easily and the information must be usable. The most import laws are Contracts Act, Local Government Act, Act on Public Procurement and Concession Contracts and Administrative Procedure Act.

As a new employee this thesis provided great possibility to useful points of view for new tasks and to establish possibilities for developing them. As a new employee entering outside the organization, this process proved to be an opportunity to see some details which could be improved in the current practices. Afterwards the author realized that a research-oriented thesis would have been more useful, and especially the results for the organization would have been more significant. Unfortunately, it was not a viable option.

The details and observations made while exploring data in systems and discussing with new employees, some responsible persons from various job titles and, I heard opinions from service branches. Also, the results of ended project and reports of internal audits gave information for continuing development. All these discussions and the attention given to the integrity of systems gave the author an understanding that some development steps in should be taken to achieve quality, efficiency, and targets in contract management.

The findings of this thesis support some proposals for renewing the practices of internal processes and job responsibilities, resulting in increased practical and transparent communication. Also, another important step would be to develop knowledge management by taking an advantage of available systems and by increasing internal communication.