Toimintamallin muuttuvat tarpeet

Abstract

Tietotekniikan rooli liiketoiminnassa on kasvanut merkittävästi ja yhä useammat työpaikat vaativat työntekijöiltä tietokoneiden käyttämistä päivittäisessä työssä. Tietokoneet ja niihin liittyvät ohjelmat ovat olennaisia työkaluja monille organisaatioille, joten niiden asianmukainen hallinta on välttämätöntä sujuvan liiketoiminnan varmistamiseksi. Samalla kiinteistön kulkuoikeuksien ylläpito on oltava hallinnassa, jotta vain oikeutetuilla työntekijöillä on pääsy tarvittaviin tiloihin.

Opinnäytetyön toimeksiantajana on OP Ryhmään kuuluva OP Oulu. Taustalla on Oulun Osuuspankin halu selvittää tulevaa fuusiota varten, vastaako nykyinen toimintamalli enää nykyajan tarpeita. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, voidaanko nykyistä toimintamallia kehittää, kun uudelle työntekijälle tilataan IT-laitteet sekä käyttö- ja kulkuoikeudet.

Tämän opinnäytetyön tietoperusta on laadittu pääasiassa prosessi, Lean-ajattelu ja muutosjohtamisen aihealueiden kotimaisista ja kansainvälisistä kirjallisuudesta, artikkeleista ja sähköisistä lähteistä. Tutkimuksen lähestymistapana oli tapaustutkimus ja tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Aineistonkeruumenetelmäksi valittiin haastattelututkimus ja tutkimusaineistoa käsiteltiin deduktiivisen temaattisen analyysin menetelmin. Tutkimuksen kohderyhmänä olivat OP Oulun työntekijät, jotka osallistuvat prosessiin joko uuden työntekijän esihenkilönä tai osana prosessia työntekijän roolissa.

Tutkimuksen keskeiset tulokset osoittivat, että nykyinen toimintamalli ei enää vastaa organisaation muuttuneita tarpeita. Haastateltavat kaipasivat selkeää ohjeistusta ja ymmärrystä prosessin toiminnasta sekä siitä, kuka vastaa kunkin vaiheen sujuvasta toteutuksesta. Lisäksi tuloksista ilmeni, että nykyinen manuaalisesti täytettävä lomake uusien työntekijöiden IT-laitteiden sekä käyttö- ja kulkuoikeuksien tilaamiseen on puutteellinen. Sen sijaan voitaisiin selvittää, olisiko mahdollista korvata lomake kokonaan HR-järjestelmien parempaa hyödyntämistä tukevalla ratkaisulla.

Tulosten perusteella syntyi kehittämisehdotuksia muun muassa vastuiden ja roolien selkeästä määrittelemisestä, toimintamallin ohjeistuksesta sekä prosessin omistajasta, joka vastaa sen sujuvasta toiminnasta, seurannasta ja tarvittavista kehitystoimista. Jatkotutkimusideana voitaisiin tarkemmin tarkastella, miten HR-järjestelmiä olisi mahdollista integroida osaksi nykyistä toimintamallia vähentäen tarvetta manuaaliselle tiedonkeruulle uuden työntekijän IT-laitteiden sekä käyttö- ja kulkuoikeuksien tilausprosessissa.